10 caratteristiche nascoste di Microsoft Word che renderanno la vita più facile

Tutti sanno che Clippy. Ma sei amico di Pilcrow? Se lo sei, allora sai di più su Microsoft Word di quanto faccia la maggior parte delle persone. Conoscete le "linee vedove"? Gli Appunti estesi?

Ci sono molte funzionalità meno conosciute che dovresti sapere se vuoi essere veramente competente con Microsoft Word . Ecco alcune importanti funzionalità di Microsoft Word che sono leggermente "nascoste" ma che possono semplificare il tuo lavoro.

1. Essere senza distrazioni

Gli scrittori vogliono la pace. La confusione visiva delle caratteristiche di MS Word ha dato origine a una schiera di redattori senza distrazioni e pace indisturbata. Ma se ami Word, puoi usare una scorciatoia rapida per nascondere la confusione visiva della barra multifunzione. Premere Ctrl + F1 per alternare la barra multifunzione dalla vista.

Modificalo facendo clic su Ribbon Display Option e selezionando Auto-hide Ribbon . Questa è la piccola freccia accanto al pulsante minimizza in alto.

La lettura senza distrazioni è una funzionalità più specializzata in Word dalla versione 2013 in poi. Tuttavia, è stato presente anche in Word 2010. Progettato per tablet touch-enabled, la modalità di lettura funziona anche su laptop di tutti i giorni. Accedilo altrettanto rapidamente con un ALT + WF (premi contemporaneamente W & F).

Facoltativamente, utilizza i pulsanti predefiniti:

• (Nel menu della barra multifunzione) Visualizza> Modalità lettura .
• (Sulla barra di stato) Il pulsante Modalità lettura sulla destra.

Tocca due volte con il dito o fai doppio clic con il mouse per ingrandire e fare in modo che grafici come tabelle, grafici e immagini riempiano lo schermo.

2. Riorganizzare con la vista Struttura

Delineare le tue idee principali e completare rapidamente quella prima bozza è la punta sicura per la scrittura della produttività. Se utilizzata correttamente, la vista struttura può aumentare la produttività con documenti di grandi dimensioni del 50%.

Vai a Visualizza> fai clic sul pulsante Struttura sulla barra multifunzione.

Vista struttura consente di ottimizzare l'organizzazione di documenti complessi riordinando i blocchi di testo e nove livelli di intestazioni. Vista struttura visualizza una barra degli strumenti speciale chiamata Struttura con i controlli per promuovere o abbattere il testo selezionato. Utilizzare i controlli per nascondere o visualizzare il testo selezionato.

• Vuoi arrivare a un punto specifico in un lungo documento? Passare a Vista struttura e passare a un livello di intestazione specifico.
• Vuoi abbozzare velocemente? Pianifica le sezioni principali in Vista struttura e quindi passa agli altri layout per scrivere il corpo.
• Vuoi riorganizzare un rapporto spostando enormi blocchi di testo? Trascina e rilascia un'intestazione per spostare non solo quella voce ma tutti i sottolivelli sotto di essa e il corpo del testo. Utilizzare le frecce verso l'alto e il basso per lavorarli.
• Vuoi formattare rapidamente i titoli? Utilizza le intestazioni 1, 2 e 3 invece di modificare le dimensioni e utilizzare le lettere maiuscole.

3. Usa Word come strumento di Brainstorming rapido

Fai doppio clic ovunque e inizia a digitare. Non devi preoccuparti di posizionare un cursore se non vuoi. Questo è il MS Word più vicino alla scrittura freestyle. Click e Type sono esistiti da Word 2002. La funzionalità funziona solo nella vista Layout di stampa o nella vista Layout Web.

Anche se questo è molto utile per l'inserimento di testo e grafica, è possibile utilizzarlo anche per il brainstorming improvvisato come strumento di mindmapping a mano libera.

4. Converti tabelle in grafici in 3 passaggi

Fai la tua scelta: un tavolo ben formattato con molti dati OPPURE un grafico ben fatto che visualizza i dati per te?

Essendo creature visive, è spesso un gioco da ragazzi optare per quest'ultimo. Word semplifica la conversione delle informazioni tabulari in un grafico. Quando non si dispone di un numero eccessivo di dati tabulari, creare un grafico in Word invece di uccidere eccessivamente con Excel. Seleziona la tabella con i dati e segui tre passaggi …

1. Fare clic sulla scheda Inserisci sulla barra multifunzione.

2. Fare clic sullo strumento Oggetto all'interno del gruppo Testo e aprire la finestra di dialogo Oggetto .

3. Dall'elenco di Tipi di oggetto , scegliere Grafico grafico Microsoft . Clicca OK.

Word visualizza i dati tabulari come un semplice istogramma. Modifica la scheda tecnica che appare.

Puoi anche formattare questo grafico con un diverso tipo di grafico. Fai doppio clic sul grafico. Fai clic con il pulsante destro del mouse sullo spazio bianco all'interno del riquadro di delimitazione del grafico e seleziona Tipo di grafico .

È inoltre possibile utilizzare Microsoft Word per creare diagrammi di flusso straordinari con la funzione forme.

5. Scrivi equazioni in Word

E tu pensi che solo le formule di Excel siano incredibili . The Equation Editor è sempre stato una
caratteristica importante di MS Word. Nelle ultime versioni di Word, è semplicemente noto come Equazione (disponibile da Inserisci> Gruppo di simboli> Equazione ).

Scegli Inserisci> Equazione> Inserisci nuova equazione .

Usa la barra degli strumenti di equazione per progettare le tue equazioni avanzate per matematica, fisica o chimica. Word ti offre molte equazioni ben note da inserire con un semplice clic.

6. Tieni 24 elementi negli Appunti

Gli Appunti di Office possono contenere 24 articoli e possono essere interoperabili tra tutti i file di Office. Nella scheda Home , fai clic sulla piccola freccia a discesa accanto a Appunti per visualizzare il pannello a sinistra. Per la scorciatoia, premere Ctrl + C due volte per aprire il pannello Appunti.

Questa capacità di trattenimento consente di tagliare e copiare più elementi e spostarli ovunque all'interno del documento o tra i programmi di Office aperti.

Usa le Opzioni degli Appunti per controllarne le funzioni. Ad esempio, puoi disattivare la barra di stato Mostra stato vicino durante la copia che mostra il numero di elementi che hai copiato nell'angolo in basso a destra della finestra di Word. È attivo per impostazione predefinita.

7. Traduci le lingue in movimento

Microsoft Office utilizza Microsoft Translator per gestire tutte le traduzioni. Utilizzare la funzione Traduci dalla scheda Revisione . Traduci una parola o una frase. Oppure, tradurre l'intero documento e visualizzarlo in un documento di Word separato.

La scheda Traduttore appare sulla destra e puoi scegliere e cambiare le lingue. Usa questa barra laterale per evidenziare ogni parola ed esplorare il loro significato per intero.

8. Abbellisci i caratteri con la crenatura

Kerning regola lo spazio tra due lettere individuali per un migliore aspetto visivo. Quando si progetta un documento, ogni carattere richiede una propria crenatura specifica. La crenatura diventa importante quando si progetta con caratteri grandi su Word, ad esempio una copertina di ebook.

Word ha la crenatura disattivata per impostazione predefinita e normalmente non è necessario dargli fastidio. Ma diciamo che è necessario inviare un compito di cinque pagine. Risparmia lo sforzo aumentando la larghezza tra le lettere invece di scrivere fluff!

Fare clic sulla piccola freccia a comparsa in Font (nella scheda Home ). In alternativa: fare clic su Ctrl + D. Vai alla scheda Avanzate . Seleziona la casella di controllo per Crenatura per i caratteri . Sperimenta inserendo una piccola dimensione in punti nella casella. Ricorda che alcuni caratteri e le dimensioni dei caratteri non hanno un bell'aspetto con il kerning.

Se vuoi davvero migliorare con kerning e font, prova il gioco Kern Type di cui abbiamo parlato in un precedente articolo su Font Games.

9. Ispeziona il tuo documento

Oggi un'importante funzione di MS Word è la collaborazione, ma bisogna prestare attenzione anche alla sicurezza. Document Inspector in Word ti aiuta a controllare il tuo documento per tutte le informazioni che vuoi mantenere private.

Ogni volta che si crea o si modifica un documento, alcune informazioni dell'utente vengono aggiunte automaticamente al file. Document Inspector ti aiuta a cancellare questo tipo di informazioni prima di condividere un documento.

Per accedere a Document Inspector:

Vai su File> Informazioni> Controlla documento> Controlla problemi> Controlla documento .

Ispeziona i contenuti nascosti selezionando le caselle di controllo. Dopo l'ispezione, qualsiasi categoria con dati sensibili ottiene un punto esclamativo. Un pulsante Rimuovi tutto per ogni categoria rimuove i dati e finalizza il documento.

Office Support ti guida passo dopo passo su come utilizzare Document Inspector.

10. Approfitta dei vantaggi del testo nascosto

Oh si. Questa funzione è veramente nascosta. Testo nascosto è un attributo di carattere non stampabile che ha la sua utilità. Nascondere il testo può essere utile in molte situazioni:

• Crea un semplice quiz nascondendo le risposte.
• Controlla il layout per alcuni lavori di stampa specifici inserendo testo nascosto.
• Stampa due versioni di un documento. In uno, nascondi porzioni di testo. Non è necessario creare due copie o eliminare alcuna parte del documento.
• Nascondi temporaneamente le informazioni riservate che non vuoi che gli altri vedano.

Nascondi o Scopri testo

1. Seleziona il testo che vuoi nascondere o il testo nascosto.
2. Fare clic su Home> finestra di dialogo Font> Font> Seleziona o deseleziona la casella di controllo Nascosto .
3. Stampa testo nascosto: vai alla scheda File > Opzioni> Display> Seleziona la casella di controllo Testo nascosto > Seleziona la casella di controllo Stampa testo nascosto > Fai clic su Ok .

I caratteri non stampabili sono "segni di formattazione" che consentono all'utente di risolvere e ottimizzare il layout di un documento.

Ad esempio, le parole devono essere a spaziatura singola; i paragrafi devono essere distanziati con interruzioni di riga corrette; tutte le schede dovrebbero essere allineate; le celle di una tabella devono essere formattate in modo ordinato; l'impaginazione deve scorrere, ecc.

Pilcrows, tab-markers, spazi, interruzioni di riga, interruzioni di pagina, ancoraggi di oggetti e testo nascosto sono solo alcuni degli elementi non stampabili utili per controll
are il layout di un documento di Word. Visualizza i caratteri non stampabili facendo clic sul pulsante Pilcrow nella scheda Home . In alternativa, premere Ctrl + * .

Nota: in Word 2013 e in seguito è anche possibile espandere o comprimere parti di un documento per visualizzare in modo selettivo le informazioni.

Usa questi segreti di produttività in Word

Conoscevi l'annuale campionato Microsoft Office ? I partecipanti sono gli esperti nell'uso della suite e puoi scommettere che hanno trovato modi più veloci o più efficienti di utilizzare strumenti come Word per i loro lavori quotidiani. Probabilmente, c'è un campione dentro di te.

Per approfondire, perché non controllare la scheda Sviluppatore nascosta sulla barra multifunzione di Word che aprirà altri modi per utilizzare Word.

Leggi l'articolo completo: 10 funzionalità nascoste di Microsoft Word che renderanno la tua vita più facile

Fonte: Utilizzare