Come bloccare il tempo su Google Calendar per una giornata lavorativa produttiva

16 Luglio 2020

A volte trovi difficile gestire il tuo tempo? Guardi l'orologio dopo un'intensa giornata di lavoro e ti chiedi dove sono andate tutte quelle ore? Se hai difficoltà con la gestione del tempo, non sei solo. È tempo di cercare soluzioni quando colleghi, bambini e altri importanti iniziano ad aspettarsi molto da te ogni giorno.

Fortunatamente, il tuo calendario personale può aiutarti in questo. Di seguito, vedremo come utilizzare Google Calendar per il blocco del tempo.

Passaggio 1: tempo di iniziare la giornata (30 minuti)

Il blocco del tempo è l'atto di mettere da parte le fasce orarie designate per obiettivi a breve e lungo termine. Attraverso questa pratica, puoi pianificare la tua giornata al massimo potenziale. Il blocco del tempo aumenta anche la concentrazione personale, migliora il tuo stato mentale e riduce lo stress.

Questi sono fattori cruciali per un equilibrio tra lavoro e vita privata, soprattutto se si considera il fatto che viviamo in una cultura guidata dall'urgenza. A volte sembra che i risultati rapidi siano più desiderabili di quelli di alta qualità. È una pressione che tutti sentiamo.

Se ti senti obbligato a immergerti nelle attività immediatamente dopo essere arrivato al lavoro, tuttavia, ripensaci. Adottare questo approccio può farti sentire esausto e provocare l'incapacità di concentrarti a lungo termine.

Ecco perché il time blocking può essere d'aiuto.

Per dedicare tempo a un inizio graduale della giornata lavorativa:

Blocca 30 minuti all'inizio della giornata su Google Calendar. Puoi trasformare questa fascia oraria in un evento unico o ripetuto.
Usa titoli descrittivi per questo evento in modo da non confonderti. Ad esempio, puoi etichettare l'inizio della giornata come "Revisione giornaliera del programma".
Una volta bloccato questo tempo, assicurati di usarlo per facilitare te stesso. Affronta prima i compiti meno intensi, quindi procedi gradualmente verso quelli più impegnativi.

Per creare un evento di primo mattino su Google Calendar:

Fai clic sul segmento di calendario desiderato e digita il titolo di un evento.
Quindi, fai clic sul pulsante Altre opzioni . Sebbene inizialmente l'opzione "Salva" possa sembrare corretta, la prima ti aiuta a personalizzare il tuo programma.
Dopo aver fatto clic su Altre opzioni , dovresti vedere una nuova schermata simile a questa:

Segna come occupato e non sarai disturbato. Infine, assicurati che la tua voce del calendario sia visibile a coloro che devono vederla.

Per renderlo visualizzabile:

Fai clic sul menu a discesa Visibilità predefinita a destra dello stato "Occupato".
Ciò ti consentirà di impostare l'evento su Pubblico o Privato .
Immettere eventuali altri dettagli richiesti.
Fai clic su Salva .

Inoltre, è anche possibile aggiungere eventi al tuo calendario direttamente da Gmail.

Per sapere come bloccare il tuo calendario su Gmail:

Fai clic sull'icona di Google Calendar sul lato destro della schermata di Gmail. Questo lo espanderà.
Scegli il giorno, fai clic sulla sezione dell'ora in cui desideri pianificare un evento e inserisci i dettagli.

Questa tecnologia integrata rileva quando stai leggendo un'e-mail che include un obbligo specifico del tempo. Sottolinea inoltre le parole su cui puoi fare clic per vedere se ci sono eventi contrastanti nel tuo calendario.

In termini fondamentali, concederti il tempo di raggiungere gradualmente le massime prestazioni dovrebbe impedirti di sentirti sopraffatto. Questo suggerimento funziona particolarmente bene se vieni spesso "bloccato" con indecisione o ansia pensando al programma della giornata.

Passaggio 2: tempo di reagire a riunioni e comunicazioni (da 15 a 30 minuti)

Un'altra cosa importante da considerare nel bloccare il calendario di Google Calendar è assicurarsi di avere un buffer prima e dopo le riunioni.

Per esempio:

Diciamo che hai in programma un incontro per domani, per discutere delle iniziative sui social media.
Quando si pianifica questa riunione, pianificare da 15 a 30 minuti di "spazio libero" prima e dopo la riunione.
Il tempo prima della riunione verrà utilizzato per preparare la discussione.
Il tempo successivo verrà utilizzato per rispondere a quanto discusso durante l'incontro stesso.

Il blocco anticipato del timeout non solo ti rende più pronto ad ascoltare gli oggetti d'azione, ma impedirà ad altre attività di ostacolarti. Se sei tu a organizzare una riunione, ecco alcuni modelli gratuiti per tenere traccia delle riunioni e utili .

Inoltre, quando rispondi a ciò che è stato discusso, devi capire quali azioni devi intraprendere. Devi organizzare un evento, apportare una modifica al processo o dare seguito a qualcuno?

È meglio toglierti dalla mente questi compiti mentre sono ancora freschi.

Per bloccare il tempo per i buffer delle riunioni:

Utilizzare le impostazioni di disponibilità e visibilità precedentemente menzionate. Quindi i colleghi non avranno dubbi sul fatto che non puoi fornire loro assistenza immediata o che non sei disponibile durante questo periodo mentre parli con gli altri.
Assicurati che il collegamento Fuso orario nella parte superiore della pagina di modifica per le impostazioni dell'evento sia accurato.
Se comunichi con persone di tutto il mondo, dicendo loro in quale fuso orario operi otterrai una percezione più accurata della struttura della tua giornata.

Passaggio 3: tempo "Deep Work" non disponibile (due ore)

Quando le scadenze incombono e la pressione aumenta, a volte non hai altra scelta che allacciarti e concentrarti su una singola attività. Ciò significa creare uno spazio ufficio privo di distrazioni e quindi assicurarsi che nessuno vi entri.

Alcune cose che puoi provare a fare per impostare questa zona "senza distrazioni":

Gli indicatori fisici possono indicare una mancanza di disponibilità. Ad esempio, un cartello "Non disturbare" sul tuo appendiabiti (se hai un ufficio separato) può funzionare.
Montare una lavagna accanto al tuo ingresso che dice quando sarai disponibile dopo è un'altra opzione.

In termini di Google Calendar, puoi mostrare come non sei disponibile durante i periodi di lavoro approfondito. Bloccando il tempo e codificando il colore della tua disponibilità in una tonalità evidente come il rosso, nessuno avrà alcuna scusa per disturbarti, a condizione che tu assicuri che le impostazioni pubbliche nella tua zona "Non disturbare" siano visibili.

Se vuoi sapere come impostare periodi di lavoro approfondito, ecco come modificare il colore predefinito degli eventi in Google Calendar .

Inoltre, considera di aggiungere dettagli a ciascun blocco "non disponibile" per spiegare perché il tuo ufficio (e spazio di testa) è vietato. Questo per evitare confusione con i tuoi colleghi. Altrimenti, c'è il rischio che le persone possano pensare di non volere la compagnia perché ti stai concedendo un pranzo troppo lungo.

Cose a cui prestare attenzione quando si blocca il tempo per "Deep Work":

La casella di controllo Ripeti su Google Calendar, visualizzata di seguito, è un'impostazione che puoi attivare. Funziona benissimo per iniziare una pratica abituale, e se il tuo programma è coerente, questo può permetterti di piegarti.
Puoi personalizzare queste impostazioni di ripetizione in base a giorni e orari specifici della settimana.

Hai problemi con questo aspetto del time blocking o con il processo di aggiunta di elementi al tuo calendario? Ecco come sincronizzare Google Calendar con l'elenco delle cose da fare .

Passaggio 4: tempo di essere "su chiamata" o spontaneo (un'ora)

Potresti sentirti ben attrezzato per la pianificazione, ma eventi imprevisti possono comunque creare sfide. Fortunatamente, puoi fare affidamento su Google Calendar per aumentare il tempo di ammortizzazione utilizzando il metodo del blocco temporale.

Per esempio:

Forse hai anticipato un'e-mail al mattino da una persona che ti pone sempre grandi aspettative.
Se sospetti che quell'individuo ceda ancora un'altra responsabilità sulla tua piastra già piena, blocca il tempo di reazione di conseguenza.
Supponiamo che attività come riunioni aziendali, telefonate importanti e incontri di gruppo durino più a lungo del previsto.

Adottando questo approccio, Google Calendar dovrebbe aiutarti a rimanere il più concentrato possibile. Il tempo che dedichi ti dà flessibilità per affrontare strategicamente circostanze non pianificate. Senza questo margine di manovra, potresti pensare che un problema sia troppo complesso per essere risolto.

Come bloccare il tempo "On-Call":

Metti da parte i periodi di tempo durante il giorno in cui puoi rispondere alle richieste di lavoro, usando i metodi precedenti discussi. Utilizza le impostazioni di notifica di Google Calendar nella pagina Modifica evento per aiutarti a rispettare il tuo piano.
Per trovare queste impostazioni di notifica, cerca nella pagina Modifica evento .
Sotto Dettagli evento , dovresti vedere le opzioni per il tipo di notifiche che puoi ricevere e quanto vicino all'evento reale puoi impostare quelle notifiche.

Di seguito puoi vedere un esempio di queste opzioni di notifica:

Puoi anche modificare le impostazioni di notifica predefinite. Per fare questo:

Vai alla pagina principale di Google Calendar.
In I miei calendari , espandi il menu Calendario facendo clic sul pulsante a discesa con la freccia. Fai clic sui tre punti accanto al calendario che desideri modificare.
Quindi, fai clic su Impostazioni e condivisione .

Lì, dovresti essere in grado di modificare le notifiche predefinite esistenti per quel calendario.

Ricorda: a seconda della situazione, la migliore risposta potrebbe essere quella di non fare nulla subito.

Se la tua giornata lavorativa è stata sconvolta, c'è una forte possibilità che abbia suscitato forti emozioni. Potresti non pensare chiaramente. È perfettamente appropriato resistere a qualsiasi azione fino a quando non hai valutato la situazione.

Step 5: The End of the Workday (20-30 Minutes)

Gli esperti di produttività credono che la chiusura di una giornata lavorativa possa determinare il modo in cui inizi la prossima. Se è troppo caotico, sarai bruciato.

Fortunatamente, con Google Calendar, puoi riservare blocchi di tempo di 20 minuti per liquidare le cose.

Se torni alle impostazioni di notifica di un evento, noterai che esiste una grande flessibilità quando possono verificarsi notifiche. Puoi effettivamente chiedere a Google di inviarti tali notifiche fino a quattro settimane in anticipo (se lo desideri).

Per i nostri scopi, ricevere una notifica un'ora prima della fine della giornata lavorativa ti ricorda questo periodo di conclusione. È inoltre possibile utilizzare la funzione Ripeti durante l'impostazione di un evento per bloccare automaticamente la fine della giornata.

Per prepararsi alla fine della giornata:

Inizia a rilassarti riflettendo. Cosa è andato bene? Quali cose hanno margini di miglioramento?
Se le cose non sono andate bene, non trattarti troppo duramente. Decidere come sistemare le cose sarà tra le tue prime priorità per la mattina seguente.
Infine, termina la giornata lavorativa identificando i modi migliori per trascorrere la sessione successiva. Scegli le attività con la massima priorità e assicurati di avere tempo sufficientemente bloccato per completarle.

In sostanza, gli ultimi 20 minuti del tuo turno sono un'opportunità ideale per prepararti alla giornata. Puoi anche leggere questi strumenti di elenco di cose da fare semplicissimi per rimanere concentrato . Utilizzando questi strumenti e i suggerimenti sopra elencati, è possibile passare alla settimana lavorativa a un ritmo ragionevole e personale.

Quali altre tecniche di time block utilizzate?

Il blocco del tempo di Google Calendar può essere utile in termini di mantenere il tuo programma realistico e produttivo. In questo modo, puoi assicurarti di essere aggiornato e completamente ricaricato, senza perdere tempo a indecisione.

Se vuoi anche individuare quanto tempo stai perdendo (e dove), ecco un elenco di time tracker per smettere di perdere tempo e migliorare la gestione del tempo .

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