Come impostare i filtri e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook

L'impostazione di filtri e-mail o l'organizzazione di conversazioni in cartelle è un modo efficace per gestire la posta in arrivo. Ad esempio, è possibile impostare un filtro per separare le newsletter da messaggi più importanti. È anche un ottimo modo per eliminare automaticamente o contrassegnare determinate e-mail come spam.

Ti mostreremo come impostare i filtri e-mail per ordinare automaticamente le tue e-mail in Gmail, Yahoo Mail e Outlook.

Come filtrare le email in Gmail

Quando inizi a modificare i filtri di Gmail, potresti notare che Gmail non utilizza le "cartelle" effettive. Gmail chiama queste etichette , ma a parte il nome diverso, sono funzionalmente identiche.

Per iniziare con la creazione di filtri Gmail, apri la Posta in arrivo di Gmail e fai clic sull'icona a forma di freccia piccola a destra della barra di ricerca in alto. Questo apre la casella di ricerca avanzata, che consente di specificare gli attributi per i filtri.

Ecco come funzionano:

• Immettere un indirizzo e-mail nel campo Da per applicare il filtro ai messaggi da quell'indirizzo.
  • Il carattere * è un carattere jolly, quindi puoi inserire *@domain.com per filtrare tutti i messaggi da un dominio specifico.
• Il campo A si abbina perfettamente agli alias di Gmail . Ovunque inserisci il tuo indirizzo e-mail, puoi aggiungere un segno più (+) dopo di esso per creare un numero illimitato di indirizzi alternativi che vanno direttamente nella tua casella di posta.
  • Ad esempio, se ti sei registrato a LinkedIn con [email protected] e non desideri ricevere messaggi da LinkedIn nella tua casella di posta, puoi filtrare i messaggi inviati a quell'indirizzo.
• Il campo Oggetto consente di filtrare qualsiasi messaggio contenente determinate parole nell'oggetto.

• Ha le parole e non ti ha permesso di scansionare l'e-mail per le parole che desideri. Puoi utilizzare gli operatori di ricerca di Gmail qui, come AND o OR, per cercare più parole.
  • Ad esempio, supponi di voler creare un filtro per tutti i messaggi contenenti la parola di annullamento dell'iscrizione , ma non vuoi includere le e-mail della tua banca. È possibile inserire Annulla iscrizione nel campo Ha le parole , quindi Bank of America in Non deve escludere risultati che contengono queste parole.
• Se lo desideri, specifica una dimensione maggiore o minore del messaggio.
• Usa Data entro per filtrare i messaggi ricevuti vicino a una determinata data.
• Se vuoi cercare solo le e-mail con un allegato, seleziona la casella Ha allegato . E se chatti spesso con Hangouts in Gmail, probabilmente vorrai controllare Non include le chat per ridurre il rumore di quelli.
• Infine, lascia la casella di ricerca su Tutti i messaggi a meno che non desideri filtrare solo da una determinata etichetta esistente.

Al termine, fai clic sul pulsante Crea filtro nell'angolo in basso a destra della finestra. Se vuoi assicurarti che il filtro sia corretto, fai prima clic su Cerca per mostrare le email corrispondenti.

Personalizzazione delle azioni del filtro

Successivamente, dovrai decidere cosa succede all'e-mail che colpisce questo filtro.

Se stai cercando di mantenere una casella di posta pulita, scegliere Salta la casella di posta (Archivialo) è un buon primo passo. Abbinato a questo, puoi aggiungere una stella, allegare un'etichetta in modo da sapere cosa fare in seguito a quel messaggio o contrassegnarlo come importante.

Ci sono opzioni aggiuntive qui, che possono tornare utili a seconda del filtro che stai configurando. Non inviarlo mai allo spamming è utile se Gmail vi sta inviando messaggi legittimi.

Al termine, seleziona Applica anche il filtro alle conversazioni corrispondenti X se desideri che questo filtro si applichi alla posta esistente e ai messaggi futuri. Fare clic su Crea filtro completerà il processo.

Puoi rivedere o modificare i filtri esistenti in qualsiasi momento. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio Impostazioni in alto a destra, seguita da Vedi tutte le impostazioni . Scegli Filtri e Indirizzi bloccati in alto per vederli tutti ed eliminare o apportare modifiche se necessario. Gmail offre anche una funzione di esportazione, in modo da poter inserire i filtri in un file per condividerli.

Hai problemi a pensare a una buona idea di filtro? Gmail può aiutarti.

Spuntare la casella di controllo accanto a qualsiasi messaggio nella posta in arrivo, quindi andare al menu a tre punti> Filtro messaggi come questi . Questo avvierà la finestra del filtro come prima, ma con alcuni campi precompilati in base al messaggio selezionato.

Per di più, dai un'occhiata ai fastidiosi problemi di posta elettronica che puoi risolvere con i filtri .

Come impostare i filtri di Yahoo Mail

Per impostare i filtri in Yahoo Mail, apri la tua casella di posta elettronica Yahoo , quindi fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e scegli Altre impostazioni . Seleziona la scheda Filtri a sinistra, quindi seleziona Aggiungi nuovi filtri per avviarne uno.

Yahoo non offre la stessa funzionalità di filtro di Gmail. Esistono quattro campi da personalizzare: Da , A / CC , Oggetto e Corpo . Puoi assegnare un nome ai filtri, che ti consente di esaminarli rapidamente nella scheda principale Filtri senza dover controllare i dettagli.

Le categorie sono autoesplicative; per ognuno, puoi scegliere di filtrare le e-mail che contengono , non contengono , iniziano o finiscono con le parole selezionate. Hai anche la possibilità di abbinare i casi, il che potrebbe essere utile se stai cercando di filtrare gli acronimi in maiuscolo.

Dopo aver completato i criteri di filtro come desiderato, puoi scegliere in quale cartella spostare i messaggi corrispondenti.

Si noti che i filtri vengono applicati in ordine dall'alto verso il basso. Pertanto, durante la revisione dell'elenco, assicurarsi che il filtro più importante sia in alto. Ciò avrà la priorità se un messaggio rientra in più filtri. Puoi anche modificare o rimuovere un filtro esistente da questa pagina.

Questo è tutto ciò che devi sapere per il filtro Yahoo. Per ulteriori suggerimenti, vedi come rendere sicuro il tuo account Yahoo .

Come filtrare le e-mail in Outlook

Se usi Outlook.com per la tua email, ecco come filtrare i messaggi.

Apri la posta in arrivo di Outlook e fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra, seguita da Tutte le impostazioni di Outlook in fondo a questo elenco. Assicurati che Mail sia selezionato nella scheda di sinistra, quindi scegli Regole nell'elenco successivo. Infine, fai clic su Aggiungi nuova regola per creare un nuovo filtro.

Dovrai dare un nome al filtro. Quindi, aprire la casella in Aggiungi una condizione per visualizzare le opzioni disponibili.

Ce ne sono molti, che Outlook suddivide in gruppi. Ad esempio, una categoria è Il mio nome è , in cui è possibile selezionare Sono sulla linea A , Sono sulla linea CC , Non sono sulla linea A e simili. Se vuoi più di uno, fai clic su Aggiungi un'altra condizione sotto la prima casella.

Ce ne sono troppi per un elenco esaustivo qui, ma alcuni dei più utili includono:

• Il mio nome è> Non sono sulla linea A per catturare e-mail in cui sei stato CCed o e-mail di massa.
• Contrassegnato con> Importanza o Sensibilità per catturare i messaggi utilizzando i livelli di sensibilità o priorità specifici di Outlook.
• Ricevuto > Prima o Dopo per filtrare i messaggi per data.

Dopo aver impostato le condizioni, dovrai specificare almeno un elemento in Aggiungi un'azione . Puoi scegliere di spostare o copiare il messaggio in una cartella o eliminarlo. Una scelta accurata è bloccare il messaggio, che lo manterrà nella parte superiore della posta in arrivo per la revisione. Contrassegnare il messaggio con una certa importanza o inoltrarlo a un altro indirizzo sono altre azioni utili.

Inoltre, Outlook consente di aggiungere eccezioni utilizzando una delle condizioni precedenti. Pertanto, è possibile impostare un filtro che esclude i messaggi da una persona specifica o i messaggi contrassegnati come importanti.

Seleziona la casella Interrompi elaborazione di più regole se non desideri che i messaggi che attraversano questo filtro vengano influenzati da altri. Ad esempio, se un filtro blocca tutti i messaggi importanti e un secondo filtro elimina tutti i messaggi con allegati, selezionare questa casella in modo che Outlook non elimini un messaggio importante con allegati.

Questo è tutto ciò che serve per creare filtri di Outlook; ripeti quanto sopra se hai bisogno di più.

Filtri email semplificati

I filtri e-mail sono strumenti potenti che puoi utilizzare per ridurre il flusso di messaggi nella posta in arrivo. Siamo sicuri che puoi usarli per migliorare il tuo flusso di lavoro di posta, specialmente in Gmail e Outlook, che offrono più opzioni.

Per ulteriori informazioni, controlla altri modi per organizzare e gestire la posta in arrivo .

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