Come organizzare Google Drive come un professionista: 9 suggerimenti chiave

Google Drive è un fantastico strumento di produttività e collaborazione. Una volta che inizi a usarlo molto, tuttavia, diventa difficile mantenere tutto organizzato.

Per fortuna, Google Drives offre molti modi per aiutarti a trovare facilmente ciò che stai cercando. Ecco una guida per organizzare Google Drive per ridurre il tempo sprecato alla ricerca di informazioni.

Come gli esploratori di file standard, Google Drive ti consente di organizzare i tuoi file utilizzando le cartelle, il che è utile se stai lavorando su progetti distinti. Ciò che lo rende un po 'complicato, tuttavia, è che i tuoi file possono provenire da due fonti diverse.

Li vedrai elencati nella barra laterale dell'app Web di Google Drive . Il mio Drive conserva i file che hai salvato su Drive, mentre Condivisi con me raccoglie i contenuti che altri ti hanno invitato ad accedere su Drive . Questi potrebbero includere cartelle di collaborazione in team, cartelle di Drive pubbliche utilizzate per la distribuzione e simili.

Vedrai anche Computer qui se utilizzi la funzione di backup di Google Drive, ma questa è una funzione separata, quindi non si applica davvero ora.

Un file che desideri trovare potrebbe potenzialmente essere in una di queste categorie, rendendo difficile l'individuazione tramite la navigazione. Per semplificare, puoi aggiungere scorciatoie a file o cartelle condivisi nel tuo Drive. Fallo facendo clic e trascinando un file in Il mio Drive sulla barra laterale oppure fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Aggiungi collegamento a Drive . Puoi posizionare il collegamento ovunque desideri nel tuo Drive.

Il file rimarrà nella sua posizione originale, ma il collegamento in Drive ti consente di accedervi facilmente dalla tua gerarchia. Questo ti impedisce di dover guadare attraverso i dati condivisi.

Questo è un suggerimento di base, ma vale la pena spiegare perché potrebbe non essere immediatamente chiaro dove trovarlo. Troverai l'opzione per modificare l'ordinamento dei file in alto a destra nella visualizzazione file corrente. Appare come il metodo di ordinamento corrente, ad esempio Nome .

Fare clic su questo testo per impostare un metodo di ordinamento diverso, come Ultima modifica o Ultima apertura da me . Usa la freccia per passare dall'ordinamento crescente a quello decrescente.

Sebbene semplice, questo è un modo pratico per dare rapidamente un senso a una cartella con centinaia di file.

Come molti esploratori di file, Google Drive ti consente di utilizzare Maiusc e Ctrl in combinazione con i clic, nonché di fare clic e trascinare per selezionare più file.

Tieni premuto Ctrl e fai clic su più file per selezionarli tutti. Per selezionare i file che si trovano in una riga, fare clic sul primo, quindi fare clic sull'ultimo tenendo premuto Maiusc . Fare clic e trascinare è una facile alternativa a questo, se preferisci.

Tieni presente che puoi modificare la visualizzazione del file utilizzando il pulsante in alto a destra, che appare sopra l'opzione di ordinamento e accanto all'icona Informazioni . Usalo per passare dalla visualizzazione elenco a quella griglia, in modo da semplificare la selezione di un gruppo di file.

Cercare un file utilizzando la barra di ricerca nella parte superiore dello schermo è il modo migliore per trovare qualcosa che hai perso. L'utilizzo degli strumenti avanzati che sono solo un paio di clic di distanza lo rende ancora più efficace.

Quando fai clic sulla barra di ricerca, puoi selezionare un tipo di file, come PDF o fogli di calcolo , per mostrare solo file di quel tipo.

Noterai che quando fai clic su uno di questi, nella barra di ricerca verrà visualizzato il tipo: presentazione o simile. Per essere più specifici, prova a inserire un termine di ricerca accanto al tipo. Ciò semplifica il restringimento della ricerca se sai che tipo di contenuto stai cercando.

Inoltre, puoi fare clic su Altri strumenti di ricerca nella parte inferiore del menu di selezione del tipo di file (o sulla piccola freccia a destra della casella di ricerca) per visualizzare le opzioni di ricerca avanzate. Questi ti consentono di eseguire il drill-down in base a criteri come data di modifica, proprietario e con chi è stato condiviso.

Se archivi un sacco di file in Drive e non ricordi dove li metti la maggior parte, la ricerca diventerà il tuo migliore amico.

Sebbene sia possibile creare gerarchie di cartelle profonde, a volte è più facile utilizzare un sistema più visivo. Facendo clic con il pulsante destro del mouse su una cartella, è possibile selezionare Cambia colore e semplificarne l'identificazione a colpo d'occhio.

Invece del grigio standard (e noioso) per tutto, una cartella dai colori vivaci è molto più facile da individuare tra le masse di altre cartelle nel tuo Drive. Prova ad applicare il colore solo alle cartelle più importanti o a utilizzare una combinazione di colori per tipi di contenuto simili.

Come passaggio simile, puoi anche aggiungere elementi a Speciali selezionando Aggiungi a Speciali nel menu di scelta rapida. Per vedere tutti i file e le cartelle che hai aggiunto a Speciali , fai clic su Speciali nel menu a sinistra. Prenota le stelle per i tuoi dati più importanti e saprai sempre dove cercarle.

Vuoi un rapido promemoria di cosa c'è in un file in modo da essere sicuro di avere quello giusto? È qui che il pulsante di anteprima è utile. Seleziona un file, quindi fai clic sull'icona a forma di occhio in alto a destra nella barra degli strumenti visualizzata. Questo genererà una rapida anteprima in modo da poter esaminare il file senza aprirlo completamente.

Il caricamento può richiedere un secondo, ma è comunque più veloce dell'apertura completa del file. Se puoi modificare il file che hai visualizzato in anteprima (ad esempio documenti o fogli di lavoro di Google Documenti) vedrai un collegamento Apri con [app] in alto.

Per i file di cui sei proprietario in Drive, puoi controllare le versioni precedenti e vedere chi ha apportato modifiche al file. Fai clic con il pulsante destro del mouse su qualcosa e scegli Gestisci versioni per rivedere (e scaricare) le versioni precedenti di quel file, oltre a caricarne una nuova.

Nel frattempo, fai clic con il pulsante destro del mouse su un file e scegli Visualizza dettagli per aprire un pannello a destra con le informazioni sul file. Passa alla scheda Attività per vedere cosa è successo di recente, ad esempio le persone che apportano modifiche o condividono il documento.

Se i controlli integrati non sono sufficienti, puoi anche collegare app di terze parti a Google Drive per ulteriori funzionalità. Per sfogliarli, fai clic con il pulsante destro del mouse su un file e scegli Apri con> Connetti più app .

Questo aprirà il mercato, dove puoi sfogliare componenti aggiuntivi che funzionano con Google Drive. Dai un'occhiata e vedi se trovi qualcuno di loro allettante. Per iniziare, dai un'occhiata al nostro elenco dei migliori strumenti per Google Drive .

Ti lasciamo con una serie di piccoli suggerimenti che possono anche aiutarti a organizzare i contenuti del tuo Drive:

• Prova a utilizzare emoji nei nomi delle cartelle . Su Windows, premi Win + Punto per inserire un'emoji, che funziona nei nomi delle cartelle di Google Drive. Abbinati ai colori delle cartelle, questi possono essere un aiuto per coloro che sono altamente visivi.
• Usa hashtag come tag improvvisati . Google Drive non ha una funzione di tagging adeguata, quindi puoi crearne uno tuo usando gli hashtag. Sebbene non sia ufficialmente supportato, l'aggiunta di #Important o #Finance ai documenti pertinenti ti consente di vedere tutto in un unico posto con una rapida ricerca.
• Usa convenzioni di denominazione intelligenti . Se vuoi che i file appaiano sempre in un certo ordine, usa 001 o simili all'inizio dei loro nomi per una facile organizzazione. Inoltre, assicurati di mantenere i nomi dei file abbastanza brevi da renderli gestibili, ma non dimenticare di includere parole chiave che li renderanno facili da trovare nelle ricerche lungo la strada.

Ora conosci alcuni dei modi migliori per tenere tutto sotto controllo nel tuo Google Drive. Mantenere i tuoi file di facile accesso è vitale, soprattutto quando hai centinaia di file sparsi in dozzine di cartelle.

Per padroneggiare Google Drive, dovresti anche sapere come risolvere i problemi comuni con il software.