Ho usato Copilot in Outlook per svuotare la mia posta in arrivo ogni mattina per una settimana ed ecco i miei migliori consigli

Ho provato praticamente ogni forma di intelligenza artificiale disponibile per i consumatori, dai dispositivi di intelligenza artificiale ai software per la generazione di video. Ho voluto provare diversi strumenti e uno che mi ha lasciato un'impressione duratura ultimamente è Copilot in Outlook.

Ho trascorso un'intera settimana lavorativa, cinque splendide mattine, con Copilot come mio aiutante ammazza-posta in arrivo, e lasciatemelo dire, la mia casella di posta è passata da una zona di guerra a un giardino zen più velocemente di quanto possiate dire "intelligenza artificiale". Se state affogando nelle email, allacciate le cinture, perché sto per sganciare delle bombe di conoscenza che cambieranno per sempre il vostro modo di gestire le email.

Prima di questo esperimento durato una settimana, la mia casella di posta era un caos. Centinaia, a volte migliaia, di email non lette. Comunicazioni importanti sepolte sotto newsletter che non ho mai aperto e inviti a riunioni che avevo già dimenticato.

Era una fonte di stress costante e, a dire il vero, un buco nero per la produttività. Trascorrevo la prima ora di ogni giornata solo a cercare di gestirla, sentendomi spesso sconfitto prima ancora di iniziare a lavorare.

Poi è arrivato Copilot. È come avere un assistente personale iperefficiente che non solo capisce di cosa hai bisogno, ma lo anticipa. Il modo in cui riassume lunghe conversazioni via email, crea bozze di risposte che suonano esattamente come me e persino identifica le azioni da intraprendere è a dir poco miracoloso.

Non è solo uno strumento; è una trasformazione. Non mi ha solo aiutato a svuotare la posta in arrivo; mi ha aiutato a riprendermi la mia mattinata. La sensazione di angoscia ogni mattina prima di iniziare a lavorare è sparita, beh… in un certo senso.

Mentre ho scoperto che Gemini può fare la stessa cosa per Gmail, cosa che mi ha fattor-swap-to-another-ai/" rel="">Non vorrai più provare un altro strumento di intelligenza artificiale: anche per chi usa Outlook come casella di posta elettronica principale, Copilot fa un lavoro fantastico.

I miei 5 migliori consigli per usare Copilot in Outlook

Ecco la parte più succosa, le strategie che ho perfezionato in cinque giorni di puro e incontaminato dominio delle email.

1. Sfrutta spietatamente il “Riassumere”

Questa è la tua arma segreta contro quelle epiche discussioni via email in cui tutti hanno un'opinione e nessuno arriva al punto.

Invece di leggere 50 risposte, clicca su "Riepiloga". Copilot condensa tutto in punti elenco di facile comprensione, evidenziando le decisioni chiave e le azioni da intraprendere. Prima temevo quelle discussioni, ora le leggo senza problemi. È una svolta per essere subito operativi in ​​pochi secondi.

2. Non aver paura di "fare la bozza con il copilota" per ottenere risposte rapide

Per domande comuni, conferme o anche solo per dire "grazie", la funzione di redazione di Copilot è una vera salvezza.

Bastano poche parole chiave o una semplice istruzione e in un lampo si ottiene una risposta professionale. Mi sono ritrovato a usarlo per pianificare, confermare la ricezione di documenti e persino rifiutare educatamente riunioni non essenziali. Ha ridotto significativamente i miei tempi di risposta, permettendomi di dedicarmi ad attività più importanti.

3. Usa "Coach Me" per perfezionare il tuo tono

A volte è necessario dare notizie difficili o fornire un feedback costruttivo. È qui che "Coach Me" torna utile.

Analizza la bozza e suggerisce miglioramenti al tono, alla chiarezza e alla concisione. L'ho usato per assicurarmi che le mie email fossero sempre professionali e incisive, anche quando dovevo trasmettere un messaggio difficile. È come avere un coach di comunicazione aziendale integrato direttamente in Outlook.

4. Crea una lista di cose da fare dalla tua casella di posta con l'aiuto di Copilot

Copilot è brillante nell'identificare le attività da svolgere all'interno delle email. Sebbene non crei una vera e propria lista di cose da fare all'interno di Outlook (per ora, ma spero che lo faccia presto), ho scoperto che chiedendo a Copilot di "estrarre attività da questa email", potevo copiarle e incollarle rapidamente nel mio task manager personale (noto anche come la mia bacheca Trello).

Questo ha garantito che nulla passasse inosservato e mi ha aiutato a dare priorità alle mie attività quotidiane direttamente dalla posta in arrivo. In pratica, semplifica il processo di trasformazione di un'email in un'attività.

5. Pianifica un orario dedicato per la “pulizia del copilota”

Anche con Copilot, un po' di disciplina può fare la differenza. Ho dedicato 15-20 minuti all'inizio della mia giornata lavorativa concentrandomi esclusivamente sulla gestione della posta in arrivo, con l'aiuto di Copilot.

Non si trattava di rispondere immediatamente a tutto, ma di elaborare, riassumere e abbozzare le risposte iniziali. Questo approccio mirato, supportato da Copilot, mi ha permesso di iniziare ogni giornata con la mente lucida e la mente pulita, pronta ad affrontare il vero lavoro.

Il futuro è adesso

Onestamente, non riesco a immaginare di tornare ai tempi in cui non avevo la posta in arrivo di Copilot. Non è solo una questione di efficienza; è una questione di benessere mentale.

Lo stress di una casella di posta costantemente piena è svanito, sostituito da un senso di calma e controllo. Se hai accesso a Copilot in Outlook, devi assolutamente provarlo e sfruttarne la potenza. Non te ne pentirai. Il futuro della gestione della posta elettronica è qui, ed è assolutamente fantastico!

Come abilitare Copilot in Outlook

Se vuoi provare Copilot in Outlook, devi assicurarti di avere un abbonamento a Microsoft 365 Copilot, ovvero una licenza a pagamento. Una volta ottenuto l'abbonamento, accedi a Outlook, sia che si tratti di in una finestra del browser o tramite l'app dedicata su PC o dispositivo mobile, Copilot dovrebbe apparire automaticamente.

Si tratta di un software integrato, il che significa che non è possibile attivarlo o disattivarlo se si è abbonati a Copilot: annullando l'abbonamento, l'opzione verrà rimossa.