3 tipi di elenchi che effettivamente ti aiutano a essere più produttivi
Quando si tratta di organizzazione e produttività, le liste di cose da fare sono lo strumento migliore. Ma a un certo punto, si trasformano in un'altra scusa per procrastinare. Chi ha bisogno di così tante liste di cose da fare comunque? I tre tipi che abbiamo elencato di seguito faranno. Ti daranno tutta la potenza di cui hai bisogno senza un sistema complicato che impiega troppo tempo.
Perché fare liste per tutti?
La ricerca sulla psicologia umana ci ha dato molte idee interessanti sul perché facciamo liste e su come guardiamo alla produttività in generale. L' effetto Zeigarnik è un esempio calzante . Si afferma che le persone ricordano le attività non completate o interrotte meglio di quelle completate. È un meccanismo utile, ma alcune persone pensano che possa anche sabotare la nostra produttività.
Un passaggio spesso citato dal libro Volontà: riscoprire la più grande forza umana recita:
"Si scopre che l'effetto Zeigarnik non è, come abbiamo assunto per decenni, un promemoria che continua senza sosta fino a quando il compito non viene eseguito […] Invece, l'inconscio chiede alla mente conscia di fare un piano […] Una volta che il piano è formato, l'inconscio può smettere di tormentare la mente cosciente con dei ricordi. "
Avere una mente chiara fa molto per essere in grado di concentrarsi su un singolo compito. Questo è il principio alla base di uno dei sistemi di produttività più popolari in circolazione, Getting Things Done . Ma non devi andare del tutto fuori così. Puoi restare con queste tre liste ed essere sicuro che il tuo inconscio si zittirà e ti permetterà di fare un po 'di lavoro.
1. La lista delle priorità settimanali
Ogni domenica, prendi 10-15 minuti per tracciare le tue priorità per la prossima settimana. Questi non devono essere cose che puoi cancellare dalla tua lista. Ad esempio, puoi avere articoli come "recuperare le cose accademiche" e "ricominciare con gli allenamenti" sugli elenchi di priorità settimanali. Questi articoli sono spesso suddivisi in attività più piccole nella lista delle attività giornaliere.
Lo scopo della lista settimanale è quello di ottenere quegli oggetti veramente grandi fuori dal tuo inconscio e sulla carta. Scrivili all'inizio della settimana. Puoi quindi smettere di preoccuparti di loro perché il tuo inconscio saprà che hai un piano per ottenerli. Almeno è certo che non ti dimenticherai di loro perché sono registrati a inchiostro.
Mantenere l'elenco di priorità settimanale breve e semplice: tre o cinque elementi dovrebbero fare. Ricordati di attenersi agli obiettivi e alle linee guida per la settimana, non alle attività da completare. Scansiona questa lista ogni mattina e usala per informare la tua lista di cose da fare quotidianamente.
2. La lista delle cose da fare segmentate
Fare una sola lista di cose da fare per il giorno manterrà tutto in ordine, e ci sono un sacco di app disponibili per aiutarti a gestire questo elenco. Scegli un preferito sempreverde come Trello o Wunderlist o atteniti a uno strumento per la lista delle cose da fare super semplice .
Come segmentare la tua lista di cose da fare dipende da te. Un'opzione è quella di elencare tre task ad alta priorità, tre task a media priorità e alcuni a bassa priorità.
Puoi anche segmentarli in base al contesto e tenere un elenco di attività "Home", attività "Lavoro" e attività "Fitness", ad esempio. Al lavoro, è possibile utilizzare "Riunioni", "Chiamate" e "Progetti".
Una terza opzione è quella di usare la tua casella di posta come una lista di cose da fare .
Non importa come dividi la tua lista, assicurati di mantenerla gestibile. C'è un limite a quanto puoi fare in 24 ore. Inoltre, puoi essere certo che dovrai affrontare interruzioni non pianificate di varie dimensioni in un dato giorno.
Se vuoi semplificare la produttività, ecco un'idea che può aiutarti. Viene dalla storia di una donna che lavorava al Pentagono. Alla domanda su quale fosse la sua strategia per fare le cose, ha detto che ha annotato i suoi compiti in ordine di priorità e poi ha cancellato tutto sotto il terzo elemento.
3. La lista finita
La "Lista dei fatti" ha recentemente acquisito slancio come utile strumento di produttività. Se non hai familiarità con la lista dei fatti, è esattamente ciò che sembra: una lista delle cose che hai realizzato durante il giorno.
Qual è il punto di questo, chiedi? Gestione dello stress. Avere troppe cose da fare e non ottenere abbastanza risultati sono entrambi fattori di stress a modo loro. È per questo che aiuta a sapere quanto sei riuscito a fare in un giorno e anche, che cosa deve continuare o rimanere fuori dalla tua lista di cose da fare in futuro.
Ad esempio, supponiamo che i tuoi articoli ad alta priorità per il giorno siano "pianifica una riunione trimestrale", "scrivi rapporto settimanale" e "pulisci garage".
Se li controlli, certo, hai un record di completamento di tre cose. Ma se annoti che hai anche risposto a due chiamate sul budget di marketing, hai stilato un elenco di potenziali candidati per un affitto, hai inviato sei e-mail sull'approvazione del progetto, e raccolto alcuni generi alimentari sulla strada di casa, vedrai come molto hai fatto.
Potrebbero non essere tutte attività ad alta priorità, ma sono ancora compiti di cui dovresti occuparti. Sapere che li hai fatti può essere fonte di soddisfazione. Compiti come questi costituiscono una grande percentuale della tua produttività e non dovresti trascurarli. Realmente fai più di un giorno di quanto tu possa pensare!
Ottieni tutto con uno stress minimo
Naturalmente, ognuno ha le proprie strategie di gestione delle attività. Capire uno efficace per te stesso utilizzando i tre elenchi di cui sopra come un trampolino di lancio.
Le liste di attività si rivelano controproducenti per te? Puoi essere produttivo anche senza una lista di cose da fare !
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