10 suggerimenti per la gestione dei file condivisi su Google Drive

La condivisione di documenti su Google Drive non è più una novità. E è migliorato solo quando il lavoro a distanza tocca tutti gli angoli del globo. È una buona notizia per noi poiché una semplice cartella condivisa di Google Drive apre così tante idee collaborative in diversi domini.

Lo stai ancora prendendo in giro? Questi dieci suggerimenti dovrebbero aiutarti a gestire i file condivisi un po 'meglio da oggi.

Nozioni di base sulla condivisione di Google Drive

Puoi condividere qualsiasi file o cartella. Ma devi prestare attenzione alle persone con cui condividi e al livello di condivisione delle autorizzazioni che permetti su Google Drive.

Il video di due minuti riassume il processo.

Come proprietario, puoi dare ad altri la completa proprietà di un file o un certo livello di accesso per la visualizzazione e la modifica.

• Può modificare: il foglio di lavoro collaborativo a cui stai lavorando con il tuo team.
• Posso commentare: la bozza del libro che stai scrivendo. Altri possono visualizzare e aggiungere commenti al file, ma non possono modificarlo. Le cartelle non hanno commenti.
• Può visualizzare: l'invito alla festa del fine settimana appena fatto con Presentazione.

Ecco un grafico che confronta l'accesso per un visualizzatore, commentatore, editore o proprietario:

Fonte: supporto Google

1. Come disabilitare la copia, il download e la stampa di file condivisi?

È possibile impedire il download, la stampa e la copia di file condivisi. La funzione di gestione avanzata dei diritti di informazione rimuove queste opzioni dal menu del visualizzatore. Questo è un altro livello di controllo sui tuoi documenti.

Apri Google Drive. Seleziona il file condiviso e fai clic sull'icona Condividi in alto a destra.

Nella finestra di dialogo Condividi con persone e gruppi , aggiungi il nome dei collaboratori. Imposta il livello di autorizzazione dei tuoi collaboratori dal menu a discesa accanto al campo del nome. Le autorizzazioni di condivisione di Google Drive sono Editor , Viewer , Commenter .

L'invio di una notifica e un messaggio personale è facoltativo. Ora, potresti voler disabilitare il download, la stampa o la copia del file condiviso. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio per visualizzare altre due autorizzazioni che puoi deselezionare per rafforzare la privacy del tuo documento.

Torna alla finestra di dialogo precedente con un clic sulla freccia e quindi invia il file al tuo collaboratore.

I visualizzatori vedranno le opzioni di esportazione disabilitate nella parte superiore dei menu File e Modifica. Le opzioni di copia, stampa e download sono inoltre disattivate per i documenti, i fogli di calcolo e le presentazioni specifici.

Tieni presente che quelli con autorizzazioni di "modifica" potranno comunque scaricare, stampare e copiare il tuo file, anche se questa impostazione è attiva.

2. Condividi una cartella con utenti non Google

I tuoi amici e colleghi non hanno bisogno di un account Google per visualizzare una cartella o un documento di Google Drive. Puoi inviare un invito al loro indirizzo email. Oppure usa un link condivisibile.

Gli utenti e i collaboratori di account non Google possono solo visualizzare il file indipendentemente dall'autorizzazione impostata.

La condivisione tramite un collegamento pubblico è un rischio per la sicurezza di documenti riservati perché chiunque abbia il collegamento può accedere al file. Quindi usalo in una chat pubblica, e-mail o social media solo se il documento può essere visualizzato da chiunque.

3. Scarica una cartella condivisa di Google Drive

Google Drive ti consente di scaricare l'intero contenuto di una cartella condivisa come archivio ZIP. Questo è utile per salvare copie locali di documenti condivisi. La struttura delle cartelle con eventuali sottocartelle viene mantenuta nell'archivio.

Vai a Condivisi con me sul tuo Google Drive. Fare clic con il tasto destro sulla cartella e selezionare Download .

Puoi anche usare l' icona a tre punti nella barra degli strumenti per scaricare la cartella.

Se scarichi un documento, un foglio o una diapositiva di Google, verrà scaricato come documento di Office. Tutti gli altri file verranno scaricati nel loro formato nativo.

4. Trasferisci la proprietà dei file a qualcun altro

Ci sono molte ragioni per trasferire la proprietà dei documenti a qualcun altro. Forse qualcun altro sta subentrando in un progetto. Forse qualcuno ti ha licenziato. Per una nota migliore, stai andando in vacanza e vuoi solo consegnare la responsabilità per i documenti condivisi. Il processo di "consegna" digitale di documenti e cartelle di Google Drive è semplice.

Apri Google Drive. Seleziona la cartella o il file condiviso in Documenti, Fogli o Presentazioni e fai clic sull'icona Condividi in alto a destra. Quando il proprietario presunto non ha accesso alla condivisione … invita digitando l'indirizzo e-mail nel campo "Condividi con persone e gruppi". Quindi salva .

Fai clic sul menu a discesa accanto al nome della persona di cui desideri possedere il file o la cartella. Seleziona Crea proprietario .

Il tuo ruolo viene scambiato da un proprietario a un editore dopo il trasferimento della proprietà. Un messaggio pop-up ti avverte che "Il nuovo proprietario verrà avvisato e potrebbe rimuoverti. Potresti anche perdere la possibilità di modificare le impostazioni di condivisione. "

Nota: non è possibile trasferire la proprietà di un file sincronizzato o caricato (come un PDF o un file immagine).

5. Come richiedere l'accesso ai file condivisi?

Quando si tenta di accedere a un file tramite un collegamento condiviso, è possibile che venga visualizzato un messaggio che dice "È necessario l'accesso".

A volte, i proprietari condividono un collegamento prima di aver impostato le autorizzazioni. Inoltre, potresti voler aprire il file con un ID Google alternativo. È facile richiedere l'accesso con un solo clic.

Sul desktop:

• Apri un collegamento al file.
• Fai clic su Richiedi accesso.

Sul cellulare:

Con l'app Drive per Android o iOS, puoi richiedere l'accesso con un solo tocco quando viene visualizzato il messaggio "Impossibile accedere al documento". La richiesta di autorizzazione invierà un'email al proprietario dall'interno dell'app. I proprietari dei file ricevono immediatamente una notifica su Android e iOS.

Scarica: Google Drive per Android | iOS (gratuito)

6. Cerca un collaboratore

Condividere un documento con 10 membri è facile. Condividendolo con 50 chiamate per una maggiore pianificazione. Gestire i file condivisi significa anche tenere traccia di quale collaboratore sta lavorando su quale documento.

Vai a Visualizza dettagli ( fai clic sull'icona "I" sulla barra degli strumenti). Sfoglia la scheda Attività per vedere rapidamente quali file hai condiviso di recente.

Fai clic su Condivisi con me nella barra laterale sinistra di Google Drive. Otterrai un elenco di tutti i documenti a cui condividi l'accesso.

Utilizza Google Drive Search e i suoi filtri avanzati. I vantaggi in termini di produttività non sorprenderanno chi conosce i filtri di Gmail.

Utilizza la casella di ricerca nella parte superiore di Google Drive. La ricerca di Google Drive cerca anche nel corpo del documento le parole che vuoi che cerchi.

Puoi cercare le prime 100 pagine di tutti i documenti di testo o PDF basati su testo che hai caricato. Puoi anche cercare il testo trovato nelle prime 10 pagine di qualsiasi PDF di immagini. Invece di scavare tra le cartelle, usa questa potente funzione per accedere rapidamente a un file.

Mentre sei su Google Drive, premi il tasto barra per posizionare il cursore nella casella di ricerca. Fai clic sulla piccola freccia a discesa nella casella di ricerca per visualizzare i filtri di ricerca di base. Imparare alcuni parametri manuali può farti risparmiare tempo.

Ad esempio: per trovare documenti che hai condiviso con qualcuno usa to:[email protected] .

La Guida di Google ha l'elenco completo nella sezione "Ricerca avanzata in Google Drive".

7. Semplifica la condivisione creando gruppi di contatti

Con i contatti e-mail, non è necessario impostare autorizzazioni per singoli documenti per i membri del team. Puoi semplicemente creare etichette che sono una raccolta di contatti in specifici gruppi di e-mail.

Accedi a Contatti Google . Nella barra laterale sinistra, fai clic su Crea etichetta .

Dagli un nome descrittivo in base al progetto del team. O qualsiasi altra cosa che li renda facili da ricordare. È possibile nominare le etichette con le autorizzazioni per renderle facili da ricordare. Qualsiasi contatto può far parte di più etichette.

Ad esempio: Project.view o Project.edit

Inserisci le etichette nel campo delle impostazioni di condivisione file o cartelle su Google Drive.

8. Vedi Conteggio visualizzazioni di un documento condiviso

Google mantiene una cronologia delle versioni, ma non c'è modo di vedere quante volte un documento condiviso è stato visualizzato. Ho ottenuto la risposta a questa domanda da una vecchia discussione di Stack Exchange .

Invia il link del tuo documento al servizio di accorciamento URL http://goo.gl e condividi solo tale URL. Questo servizio fornisce informazioni su quante volte è stato fatto clic sul collegamento, il più vicino possibile al momento per sapere quante volte è stato effettuato l'accesso al documento.

Google ha disattivato il supporto per il proprio accorciatore di URL. Puoi usare Bitly invece. Ciò è utile nei casi in cui potresti voler condividere un documento pubblicamente e controllare la risposta. Si noti che i documenti e i file pubblici vengono visualizzati nei risultati di ricerca.

Alcune idee per la condivisione pubblica:

• Carica e condividi un eBook.
• Prova la risposta iniziale a un prodotto creativo.
• Rilascia una presentazione di diapositive per la visualizzazione pubblica (come SlideShare).
• Trova contenuti educativi aperti.

Suggerimento: è possibile utilizzare una semplice ricerca su sito di Google per cercare documenti pubblici. Ad esempio sito di parole chiave: drive.google.com

9. Condividi con Slack

Se non stai ancora lavorando con Slack, è tempo di presentarlo al tuo team. Esistono molti modi per far funzionare i tuoi servizi preferiti con Slack. L'integrazione di Google Drive è tra quelle popolari.

Slack ti consente di importare file di Google Drive e condividerli tramite Slack. Tutti i file importati di Google Drive sono anche indicizzati da Slack per una facile ricerca e riferimento. I file non vengono archiviati su Slack: continuano a rimanere nelle cartelle di Google Drive. Slack funge da condotto.

Un piccolo esempio: incolla un link a un documento di Google nella chat room di Slack. Slack visualizza uno snippet di contenuto dal file sotto il collegamento una volta integrato. Questo è più utile della semplice condivisione di link ciechi.

Il Centro assistenza di Slack mostra come connettere Google Drive a Slack in due semplici modi.

10. Condividi Google Documenti da Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word potrebbe essere un incontro quotidiano di due suite per ufficio, ma i due powerhouse stanno finalmente giocando bene. Puoi caricare file di Word, Excel e PowerPoint su Google Drive e lavorarci sul cloud come faresti con qualsiasi altro file condiviso di Google Drive.

Tutti gli aggiornamenti vengono salvati nei file nel loro formato originale. Anche i documenti di Office archiviati nell'unità sono controllati dalla versione. È possibile tenere traccia delle versioni precedenti di un file di Office o tornare a una versione precedente.

Se desideri utilizzare strumenti specifici di Google Drive come un componente aggiuntivo o traduzioni, converti il ​​file Microsoft in un documento Google. Altrimenti, non devi preoccuparti di cambiare un formato nell'altro.

La condivisione di file su Google Drive è semplice

È anche diventato più semplice. Esistono alcune altre impostazioni di Google Drive che è possibile modificare per rendere più fluido il flusso di lavoro. Trascorrere del tempo con le funzionalità collaborative di Google Drive poiché l'armonia del lavoro di squadra dipende da questo.

Come bridge di collaborazione, Google Drive dovrebbe far parte della configurazione del tuo lavoro remoto in un ufficio domestico o in qualsiasi altra parte del mondo.

Credito d'immagine: puzzle di Rido via Shutterstock

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