4 script di Google che rendono i fogli di Google più potenti

Fogli Google fa parte di Google Suite ed è di gran lunga uno dei più potenti strumenti gratuiti a tua disposizione. Ti consente di tracciare, analizzare o registrare qualsiasi cosa tu possa immaginare. Ciò che lo rende ancora più potente è l'utilizzo di Google Scripts per migliorare le capacità di Fogli Google.

La codifica in Fogli Google potrebbe sembrare un po 'intimidatoria. All'inizio potresti pensare che qualsiasi cosa con la parola "script" in esso richiede conoscenze di programmazione avanzate. In realtà non è così.

Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di script di Fogli Google piuttosto interessanti che possono aumentare la tua produttività.

Che cosa sono gli script di fogli di Google?

Gli script di Fogli Google sono parti di codice che puoi scrivere all'interno dei Fogli Google in grado di alimentare i tuoi fogli. Gli script di Fogli Google sono scritti in JavaScript e dato che JavaScript sta diventando sempre più popolare, potresti già averne familiarità.

Scrivere Google Scripts è molto simile a scrivere VBA in Microsoft Excel per creare programmi. Gli script nei tuoi Fogli Google sono basati su Google Apps Script, che funziona anche con altri servizi Google. Ecco quattro script che dimostrano davvero il potere degli script di Fogli Google.

1. Crea le tue funzioni personalizzate

Uno dei modi più semplici per creare uno script di Google può migliorare notevolmente la tua esperienza con Fogli Google è la creazione di funzioni personalizzate . Fogli Google offre già un lungo elenco di funzioni. Puoi vedere quelli più comuni facendo clic sull'icona Menu > Funzioni .

Facendo clic su Altre funzioni viene visualizzato un lungo elenco di funzioni matematiche, statistiche, finanziarie, testuali, ingegneristiche e di altro tipo. Tuttavia, Google Scripts ti dà la flessibilità di creare formule personalizzate.

Ad esempio, supponi di importare spesso informazioni da un termostato digitale sul posto di lavoro, ma il termostato è impostato su Celsius. Puoi creare la tua formula personalizzata per convertire Celsius in Fahrenheit, quindi con un clic puoi convertire automaticamente tutti quei valori importati.

Per creare la tua prima funzione personalizzata, devi aprire l'editor Script. Per fare ciò, fai clic su Strumenti> Editor di script .

Vedrai la schermata del progetto, dove puoi scrivere il tuo codice JavaScript.

Qui, sostituisci cosa c'è in questa finestra con la tua funzione personalizzata. Il nome della funzione è uguale al nome che inizierai a digitare in una cella in Fogli Google dopo il simbolo "=" per invocare la tua formula. Una funzione per convertire Celsius in Fahrenheit sarebbe simile a questa:

 function CSTOFH (input) { return input * 1.8 + 32; } 

Incolla la funzione sopra nella finestra del codice, quindi seleziona File> Salva , dai un nome al progetto simile a "CelsiusConverter" e fai clic su OK .

Questo è tutto quello che c'è da fare! Ora, tutto ciò che devi fare per usare la tua nuova funzione è digitare il segno “=” seguito dalla tua funzione, con il numero di input da convertire:

Premi Invio per vedere il risultato.

Questo è tutto quello che c'è da fare. Puoi vedere rapidamente come puoi scrivere praticamente qualsiasi formula personalizzata di cui hai bisogno per adattarsi al tuo foglio di Google.

2. Generazione automatica di grafici

In altri articoli, ti abbiamo mostrato come eseguire operazioni come registrare i dati dalle telecamere Wi-Fi di casa a un foglio di calcolo di Google o forse stai utilizzando Fogli Google con un team e altre persone stanno inserendo dati per te.

Supponiamo che tu stia lavorando su un foglio con nuovi dati ogni mese. Desideri creare automaticamente un grafico utilizzando i dati nel foglio di calcolo. Puoi farlo creando una funzione che creerà un nuovo grafico per te, in base ai dati nel foglio di calcolo corrente che hai aperto.

In questo scenario, sei un insegnante e alla fine dell'anno hai un foglio di calcolo per ogni studente con l'elenco dei punteggi degli esami mensili:

Quello che vorresti fare è eseguire una singola funzione su questo foglio che genererebbe un grafico in pochi secondi. Ecco come appare lo script:

 function GradeChart() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var sheet = spreadsheet.getSheets()[0]; var gradechart = sheet.newChart() .setChartType(Charts.ChartType.LINE) .addRange(sheet.getRange('A1:B11')) .setPosition(5, 5, 0, 0) .build(); sheet.insertChart(gradechart); } 

Ora, apri ciascuno dei fogli di calcolo del tuo studente e fai clic sull'icona Esegui nel menu di Google Scripts per generare automaticamente il grafico.

Ogni volta che fai clic sull'icona di esecuzione, eseguirà lo script che hai creato sul foglio di lavoro "attivo" (quello che hai aperto nella scheda del browser corrente).

Per i report che devi generare frequentemente, ad esempio settimanalmente o mensilmente, questo tipo di funzione di grafico generata automaticamente può farti risparmiare molto tempo.

3. Creare menu personalizzati

Cosa succede se non si desidera che lo script sia aperto per generare automaticamente quel grafico? E se ti piacerebbe avere la comodità di avere quella funzione a portata di mano nel sistema di menu, proprio all'interno di Fogli Google? Bene, puoi farlo anche tu.

Per creare un menu personalizzato, devi dire al foglio di calcolo di aggiungere la nuova voce di menu ogni volta che si apre. Puoi farlo creando una funzione onOpen () nella finestra dell'editor degli script sopra la funzione Gradechart che hai appena creato:

 function onOpen() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive(); var menuItems = [ { name: 'Create Grade Chart...', functionName: 'GradeChart' } ]; spreadsheet.addMenu('Charts', menuItems); } 

Salvare lo script e quindi ricaricare il foglio di calco
lo. Scoprirai che ora la tua nuova voce di menu viene visualizzata con il nome che hai definito come nel tuo script. Fai clic sul menu e vedrai la voce di menu per la tua funzione.

Fai clic sulla voce di menu e eseguirà la funzione proprio come quando hai premuto l'icona "Esegui" dall'interno dell'editor di Google Scripts!

4. Invia report automatici

L'ultimo esempio di script che ti stiamo mostrando è uno script che invierà email dall'interno di Fogli Google.

Il modo in cui ciò può tornare utile è se stai gestendo una grande squadra di persone e hai più e-mail da inviare sullo stesso argomento.

Forse hai fatto una revisione delle prestazioni con i singoli membri del team e hai registrato i tuoi commenti di revisione per ogni persona in un foglio di lavoro di Google.

Sarebbe bello eseguire solo un singolo script e avere quei commenti inviati automaticamente ai 50 o 60 dipendenti contemporaneamente senza che tu debba creare manualmente tutte quelle singole e-mail? Questo è il potere di Google Scripting.

Simile a come hai creato gli script sopra, creerai uno script andando nell'editor Script e creando una funzione chiamata sendEmails () , in questo modo:

 function sendEmails() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var startRow = 2; // First row of data to process var numRows = 7; // Number of rows to process var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 3) var data = dataRange.getValues(); for (i in data) { var row = data[i]; var emailAddress = row[1]; // Second column var message = row[2]; // Third column var subject = "My review notes"; MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message); } } 

Supponiamo quindi che il tuo foglio di calcolo sia organizzato come mostrato qui.

Lo script sopra funzionerà fino in fondo in ogni riga del foglio di calcolo e invierà un'e-mail all'indirizzo nella seconda colonna con il messaggio che hai digitato nella terza colonna.

La funzione sendEmail in Google Scripts è di gran lunga una delle funzioni più potenti di Google Scripts perché apre un intero mondo di automazione della posta elettronica che ti farà risparmiare tempo.

Questo script mostra il vero potere degli script di Google Apps, combinando Gmail con gli script di Fogli Google per automatizzare un'attività. Mentre hai visto gli script che funzionano su Fogli Google, la cosa migliore da togliere è il potere degli script in tutta la Google Suite.

L'automazione è il segreto del successo della produttività

Ciò che tutti questi script di Google di automazione dovrebbero mostrarti è che con poche semplici righe di codice, Google Scripts ha il potere di automatizzare parzialmente o completamente i Fogli Google.

Queste funzioni possono essere impostate per essere eseguite in base a una pianificazione oppure è possibile eseguirle manualmente ogni volta che si desidera attivarle. Gli script di Google possono automatizzare attività noiose come l'invio di e-mail o l' invio di fatture da Fogli Google . Cerchi di più? Dai un'occhiata a questi 3 script di Google per automatizzare i tuoi documenti .

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