9 integrazioni Zapier che automatizzano il flusso di lavoro di gestione delle attività

A volte potresti gestire più di dieci account di posta elettronica, più dashboard di progetti client e collaborare con professionisti in diversi fusi orari. È il momento giusto per automatizzare i flussi di lavoro aziendali.

Puoi aumentare in modo esponenziale la produttività del tuo team collegando persone, software e contenuti da molte fonti di dati tramite l’automazione. In questo articolo, esploreremo più integrazioni tra attività popolari e app di gestione dei progetti.

1. Fogli Google e Toggl

Queste due app sono una combinazione perfetta per la gestione dei progetti in configurazioni remote e ibride. Toggl offre monitoraggio del tempo, gestione delle attività, cronologia del progetto, ecc., mentre Google Sheet è lo strumento affidabile per la gestione collaborativa dei dati.

Ogni volta che crei un nuovo cliente, progetto, attività o voce di orario in Toggl, l’integrazione di Zapier può aiutarti a gestire i dati per quella nuova attività in Fogli Google. Puoi copiare un foglio di lavoro di un progetto precedente in Fogli Google per replicare un vecchio progetto che si adatta a quello nuovo.

Allo stesso modo, ogni volta che aggiungi una nuova riga del foglio di calcolo nel foglio di lavoro del progetto, Toggl può creare una nuova attività, tag e molti altri.

2. Monday.com ed Excel

Puoi automatizzare i tuoi fogli di calcolo Excel utilizzando le integrazioni di Zapier senza codificare una sola riga. Inoltre, collega Excel a Monday.com per importare i dati di gestione del progetto direttamente nel foglio di calcolo Excel ogni volta che qualcuno apporta modifiche a Monday.com.

Troverai un totale di 10 azioni e trigger per Excel in Zapier. Poi di nuovo, per Monday.com, troverai 14 opzioni sia per le azioni che per i trigger. Quindi, puoi creare facilmente ricette di integrazione di app altamente complesse in Zapier per queste due app.

Ad esempio, se devi aggiungere un nuovo utente nella tua app Monday.com, l’integrazione di Zapier può aggiungere automaticamente una riga alla tabella o aggiornare una riga nel foglio Excel di quel progetto.

3. Fare clic su e TimeDoctor

ClickUp è un software di gestione dei progetti che ti consente di gestire i più piccoli dettagli di qualsiasi progetto. D’altra parte, Time Doctor è un’app che tiene traccia della giornata lavorativa dei membri del tuo team.

Invece di utilizzare queste due app separatamente, puoi integrarle per automatizzare diversi flussi di lavoro. Ad esempio, potrebbe essere necessario aggiungere un commento o uno stato a un’attività ClickUp quando la persona responsabile è assente per la giornata. Inoltre, vuoi tenerne traccia in Time Doctor per scopi di fatturazione.

Invece, automatizza questa attività non produttiva collegando Time Doctor con ClickUp. È possibile creare più scenari di attivazione in ClickUp che apportano modifiche in Time Doctor e viceversa.

4. Slack e cose

Slack è un’app di comunicazione del team, mentre Things è un’app di gestione delle attività personali ideale per organizzare attività ed elenchi di cose da fare. Potresti ricevere attività tramite i canali Slack e quindi inserirle manualmente nel tuo account Things.

Tuttavia, puoi automatizzare questa attività utilizzando Zaps. Gli zap sono scenari di automazione pronti per l’uso di Zapier. Things aggiungerà automaticamente un elemento da fare nella tua cartella preferita ogni volta che rileva cambiamenti in Slack.

Ci sono molti trigger Slack disponibili per l’automazione con l’app Things. Ad esempio, un nuovo testo in un canale privato o pubblico potrebbe attivare una nuova attività sull’app Things.

5. Gmail e cose

Gmail è uno strumento indicibile per la gestione dei progetti, soprattutto per i clienti freelance. La maggior parte dei lavoratori e dei truffatori secondari utilizza Gmail poiché il servizio di Google è gratuito per scopi commerciali e personali. Ora puoi sincronizzare Gmail con l’app Things per gestire i tuoi elenchi di cose da fare.

Dopo aver creato un’integrazione per Gmail e Things, puoi utilizzare fino a sette trigger di Gmail che istruiscono la creazione automatica di attività nell’app Things. Alcuni trigger di Gmail popolari sono:

• nuova email
• Nuovo allegato
• Nuova email speciale
• Nuova discussione

Una volta configurata l’integrazione, Gmail e Things lavoreranno di pari passo per aggiornare i tuoi elementi della giornata lavorativa.

6. Trello e Jira

Jira è popolare per il monitoraggio dei problemi, mentre Trello è un software di gestione delle attività in stile kanban. La creazione manuale di attività in Trello quando vengono visualizzati nuovi problemi nella coda dell’app Jira potrebbe essere soggetta a errori e richiedere molto tempo. Puoi aumentare significativamente la produttività del tuo team se utilizzi Zaps pronti all’uso per queste due app.

Diciamo che hai una nuova richiesta in Jira. Utilizzando l’integrazione dell’app, puoi comandare a Trello di creare automaticamente una scheda pertinente per questa attività. Questo scenario di automazione riduce il rischio di errori umani e incongruenze nella risoluzione dei problemi.

L’automazione di Trello basata su Zapier offre anche altre attività come l’aggiunta di allegati a una scheda Trello, la creazione di un elenco, la ricerca di membri, ecc.

7. Asana e HubSpot

La sincronizzazione in tempo reale tra lo strumento di gestione dei progetti e il software CRM è molto importante per i team che si occupano del servizio clienti. In molti casi, potresti ricevere nuovi contatti o offerte dai clienti tramite HubSpot CRM. Inoltre, è necessario creare attività o aggiornare attività in uno strumento di gestione dei progetti come Asana .

Automatizza molte attività di HubSpot e Asana integrandole tramite Zapier. Sono disponibili più di dieci azioni e trigger se si desidera creare un flusso di lavoro di automazione su misura.

Asana può creare automaticamente attività, allegare file, aggiornare attività, ecc. Quando rileva input da HubSpot. I trigger di HubSpot per Asana potrebbero essere contatti creati di recente, nuova società, nuovo accordo, cronologia degli abbonamenti e-mail, ecc.

8. ClickUp e Jira

Se stai ospitando il tuo software di monitoraggio dei problemi come Jira sul cloud, puoi integrarlo con i tuoi strumenti di gestione dei progetti come ClickUp . Zapier offre molti scenari di automazione già pronti per Jira Software Cloud e ClickUp. Il tuo team può iniziare direttamente a lavorare alla risoluzione dei problemi, invece di copiare e incollare i dati da un’app all’altra.

Sono disponibili otto azioni per l’app ClickUp in risposta a tre trigger di Jira Software Cloud. Se stai utilizzando Jira Software Server come app trigger, ottieni opzioni di trigger come nuovi progetti, nuovi tipi di problemi, nuove priorità, ecc.

9. Lavoro di squadra e Asana

Probabilmente stai ricevendo più attività da diversi client attraverso molte app. Tuttavia, potresti voler utilizzare uno strumento di gestione del progetto alla tua fine per evitare complessità. L’integrazione del lavoro di squadra e di Asana tramite Zapier è un esempio, in cui è possibile aggregare attività in Asana da un’altra app di gestione delle attività.

Questa integrazione riduce il lavoro non produttivo di importazione manuale delle attività da Teamwork. Sulla base degli input in Teamwork, come nuovi eventi del calendario, promemoria di eventi, nuove fatture, ecc., Asana può creare nuove attività, progetti o persino aggiornare un’attività esistente.

Riduci gli impegni

L’elenco sopra mostra alcune popolari integrazioni di app che la maggior parte delle persone utilizza per automatizzare la gestione dei progetti. Tuttavia, ci sono molti altri scenari di automazione che puoi esplorare da strumenti di integrazione come Zapier.

Automatizza i tuoi flussi di lavoro utilizzando le integrazioni di cui sopra di Zapier o esplora altre alternative che possono aiutarti a incrementare la produttività.