Che cos’è la segnalazione universale in Asana? Perché dovresti usarlo?
Nella forza lavoro di oggi, i liberi professionisti e i professionisti devono concentrarsi maggiormente sui progetti. Se diventi troppo impegnato con il lavoro amministrativo come la creazione di presentazioni sullo stato dei progetti per la clientela, potresti perdere potenziali clienti. Inoltre, è anche vero che assumere un analista di dati non sarà così redditizio per individui o liberi professionisti.
Il nuovo strumento di reporting di Asana consente agli utenti di qualsiasi professione di diventare i propri analisti di dati.
Che cos’è la segnalazione universale?
Asana ha introdotto uno strumento Universal Reporting avanzato ma semplice nel proprio software di gestione dei progetti , sia l’app cloud che desktop. La funzione è diventata disponibile dal 1° giugno 2021 per gli abbonati al piano premium di Asana.
Questa nuova funzionalità di reporting di Asana converte i dati grezzi del progetto in grafici e grafici che tutti possono seguire. Utilizzando questo strumento, non dovrai andare avanti e indietro con fogli di calcolo, e-mail, chat di gruppo, conversazioni uno a uno o lunghe trascrizioni di riunioni video.
La funzione di reportistica consente di:
- Allinea obiettivi trasparenti per i membri del tuo team o i colleghi collaboratori freelance.
- Gestire in modo efficiente qualsiasi esigenza ad hoc di dare priorità al lavoro di un cliente.
- Guarda lo stato di produttività completo dei tuoi team che nessun altro strumento può fornire con pochi clic.
Lo strumento Universal Reporting di Asana garantisce che ogni individuo all’interno del team, indipendentemente dai propri livelli, possa preparare una rappresentazione visiva delle proprie metriche di performance. Lo strumento non richiede alcuna formazione specializzata. I membri del tuo team possono facilmente creare i propri dashboard di produttività seguendo l’interfaccia interattiva di Asana.
Quali sono le sue caratteristiche?
Asana Universal Reporting è dotato di una serie di funzionalità come una panoramica di dashboard, grafici, condivisione di dashboard, personalizzazioni, ecc. Le seguenti sono le funzionalità più importanti che renderanno la vita di gestione del progetto più semplice che mai:
1. Grafici e loro variazioni
Lo strumento di reporting offre tre tipi di grafici, vale a dire grafici a colonne, a ciambella e lecca-lecca. Esiste anche un quarto tipo di grafico, che mostra solo il numero totale di attività, risorse, elementi, ecc.
Dopo aver creato un dashboard nella sezione Asana Reporting , puoi aggiungere grafici. Quando fai clic su Aggiungi grafico , vedrai 10 tipi di modelli di grafici separati in quattro sezioni. I seguenti tipi di grafici sono i più popolari nei rapporti Asana:
- Attività per campo personalizzato
- Grafici incompleti per progetti
- Le attività di questo mese per progetto
- Compiti scaduti per progetti
2. Un dashboard per i rapporti
Puoi accedervi cliccando su Reporting nella barra di navigazione di sinistra. Questo hub dashboard ti offre la possibilità di aggiungere nuovi dashboard o visualizzare quelli già disponibili. Se qualcuno del tuo team condivide delle dashboard con te, queste verranno visualizzate anche qui.
Ti consente di aggiungere qualsiasi dashboard al menu dei preferiti, rinominarli o eliminarli.
3. Organizzare e condividere dashboard
Le dashboard di reporting del tuo progetto potrebbero contenere più ciambelle, lecca-lecca e istogrammi. Tuttavia, quando esporti i dati o li presenti a qualsiasi cliente freelance, è utile se sei in grado di organizzarli.
I rapporti di Asana ti danno la libertà di impilare i tuoi grafici come meglio credi attraverso le azioni di trascinamento della selezione. Puoi visualizzare ulteriormente i dati sottostanti facendo clic in un punto qualsiasi del grafico.
Puoi condividere dashboard di reporting con collaboratori di progetto esterni e interni. I report condivisi sono di sola lettura. L’invitato può vedere solo i dati sottostanti a cui ha accesso. Tuttavia, tutti gli invitati possono visualizzare la grafica complessiva del grafico.
4. Personalizzazione dei grafici
Lo strumento di reporting di Asana offre molte opzioni di personalizzazione dei grafici. Puoi scegliere il tipo di grafico e il suo colore dopo aver selezionato il progetto per il tuo report. È possibile modificare ulteriormente i dati dell’asse X e dell’asse Y del grafico.
Inoltre, puoi anche applicare diversi filtri ai tuoi grafici, come:
- Stato di completamento dell’attività
- Proprietari del progetto
- Assegnatario
- Sottoattività
- Tipo di attività
- Stato dell’attività
- Data
Quali sono i suoi vantaggi?
Il vantaggio più importante di questo strumento è che ti libera dal fare affidamento su software di analisi dei dati di terze parti. Ora puoi vedere cosa sta succedendo nel team dall’app di gestione dei progetti all-in-one Asana. Di seguito sono riportati alcuni dei notevoli vantaggi di cui potrai usufruire quando inizi a utilizzare Universal Reporting:
1. Strumento automatizzato per dati in tempo reale
Lo strumento di reporting raccoglie automaticamente vari dati dai progetti Asana. Garantisce che i dashboard del tuo team o del progetto rimangano aggiornati senza alcun copia-incolla manuale.
Puoi preparare tutte le dashboard che desideri per separare più team, progetti o anche singoli membri. Puoi anche creare una dashboard combinata per visualizzare le prestazioni complessive del tuo concerto.
Questi dashboard personalizzati ti consentono di raccogliere tutti i tipi di dati dalla scheda dei progetti Asana. Un tipico grafico o dashboard potrebbe includere dati per budget, carico di lavoro, tempistiche, rispetto delle scadenze, attività, prestazioni dei membri del team, ecc.
2. Trova e risolvi i problemi rapidamente
È necessario ottenere una panoramica delle risorse del team se si desidera gestire in modo efficiente progetti complessi e di grandi dimensioni. È imperativo che tu debba individuare i problemi con progetti e risorse senza passare attraverso più canali.
Universal Reporting ti consente di tenere traccia dei problemi in modo proattivo, senza aspettare che un membro del team li sollevi. Puoi davvero microgestire ogni progetto da un’unica dashboard, per deviare le risorse verso i progetti in esecuzione in ritardo.
3. Equa distribuzione dei carichi di lavoro
Puoi ottenere una produttività ottimale dal tuo team se distribuisci il carico di lavoro tra le risorse. Inoltre, delegare compiti ad altri ti darà il tempo di espandere la tua lista di clienti.
Lo strumento di reporting di Asana mostra il carico di lavoro in termini di risorse con alta precisione. Puoi facilmente individuare le risorse sottoutilizzate e esaurite per bilanciare i carichi di lavoro. Inoltre, la dashboard delle attività quotidiane può aiutarti a delegare un’attività importante a un altro membro del team se devi partecipare a una riunione urgente con un cliente.
4. Migliore gestione delle risorse
Finora, hai sperato per il meglio e hai pregato che il costo fosse gestibile prima di aprire una fattura. Tuttavia, gli strumenti di reporting di Asana ora ti consentono di tenere traccia in modo specifico di ogni spesa dei progetti di cui sei responsabile.
Puoi discutere con il tuo cliente per ridurre al minimo l’ambito o aumentare il budget quando hai una visione migliore delle spese in contanti o dell’utilizzo delle risorse. Grafici pronti all’uso e modelli di dashboard per Universal Reporting semplificano la gestione delle risorse.
Quanto bene sta lavorando il tuo team verso l’obiettivo?
La produttività complessiva dei tuoi progetti e dell’intera attività dipende da quanto bene gli obiettivi si allineano con gli obiettivi professionali dei membri del tuo team.
Lo strumento Universal Reporting è una potente funzionalità di Asana che ti aiuta a vedere se i team e i progetti sono allineati. Ora che sai quanto sia importante lo strumento di reporting, puoi utilizzarlo nel miglior modo possibile per gestire i tuoi team di progetto.
