Classifica i tuoi documenti e accedi rapidamente con Documan

Lavori con molti documenti, ma a volte fai fatica a trovare quelli di cui hai bisogno? Documan è uno strumento freeware che può essere utilizzato per classificare i file e accedervi rapidamente. Il programma è facile da usare e puoi iniziare a utilizzarlo in un paio di minuti.

Documan non è portatile e mostra una schermata iniziale per alcuni secondi quando lo esegui, cosa che purtroppo non puoi disabilitare. L’applicazione inizia con zero categorie per impostazione predefinita, quindi dovrai crearne una. Fare clic sul pulsante “Aggiungi nuova categoria” e verrà visualizzata una finestra in cui è possibile assegnare un nome. Scegli qualcosa di rilevante come Lavoro, Finanza, Personale o qualsiasi altra cosa ti venga in mente, dipende da te.

Dopo aver aggiunto una categoria, appare come un’opzione nel menu a discesa “Categoria”. Le categorie sono i tag che ho menzionato prima, quindi la prossima cosa che devi fare è assegnare la categoria a qualcosa. Fare clic sul pulsante Aggiungi documento e verrà visualizzata una finestra di ricerca. Usalo per selezionare i documenti. Tecnicamente, Documan non è limitato ai documenti, può essere utilizzato per classificare qualsiasi file, ma ci sono alcune limitazioni quando si sceglie un file non documento (come un EXE o ZIP, ecc.). Spiegherò perché potresti non volerlo fare, tra un po ‘.

Quando hai aggiunto alcuni documenti a una categoria, puoi accedervi rapidamente utilizzando il menu a discesa “File”. Questo è molto utile, poiché non devi setacciare una directory o un’unità piena di documenti. Seleziona un file dal menu e si aprirà nel suo gestore predefinito, ad esempio TXT in Blocco note, DocX in Word e così via.

È tuttavia possibile aprire alcuni formati di documenti direttamente utilizzando Documan, supporta file PDF, DOC, DOCX e HTML. Il programma viene fornito con il proprio Rich Text Editor chiamato Multicode, anch’esso dello stesso sviluppatore. Questa è la limitazione che ho menzionato prima, se provi ad aprire un formato non supportato, il programma non lo aprirà. Detto questo, puoi comunque utilizzare il menu a discesa per accedere agli altri file. L’opzione Trova ti consente di cercare i file in base al numero o alla stringa ed elenca il risultato in una finestra pop-up, può anche cercare all’interno dei documenti il ​​termine di ricerca.

Documan viene fornito con altri due strumenti. È possibile utilizzare il programma per crittografare e decrittografare i documenti. Per proteggere i tuoi file, dovrai impostare una password dalle impostazioni del programma. L’opzione è identica allo strumento Data Protect, che è un programma dedicato dello stesso sviluppatore che consente di crittografare i file ed entrambi gli strumenti utilizzano un algoritmo di crittografia AES a 256 bit.

L’altra opzione a cui puoi accedere dal menu Documan è Converti PDF in DOC. A differenza dell’altra utility, questa non è uno strumento offline e apre invece una pagina web chiamata freepdfconvert.com. Può essere utile se desideri modificare il documento con un software di terze parti, ma preferirei non caricare un documento su un servizio online per convertirlo.

Documan è un’applicazione freeware. Lo sviluppatore ha recentemente reso gratuito tutto il suo software premium. Questo è il motivo per cui l’interfaccia legge contiene la parola “Pro”. Alcuni elementi dell’interfaccia utente sono in tedesco, ma non è troppo difficile capirlo.