Come creare una casella di posta collaborativa in G Suite
Quando il tuo team deve gestire le stesse email in arrivo, puoi utilizzare Collaborative Inbox da G Suite per aggiungere più utenti allo stesso account. La funzione consente a più membri del team di mantenere la stessa casella di posta contemporaneamente.
Ecco come creare la tua casella di posta collaborativa, utilizzare tutte le funzionalità, assegnare membri del team e concedere autorizzazioni specifiche dal tuo account G Suite.
Che cos’è una casella di posta collaborativa in G Suite
La casella di posta collaborativa in G Suite consente a un gruppo di persone di accedere, mantenere e gestire la stessa casella di posta in arrivo. Questo può essere utile per le aziende e le organizzazioni che hanno bisogno del loro intero team di marketing o di vendita per rispondere a email simili.
È un ottimo modo per aumentare la produttività incoraggiando la collaborazione online del lavoro di squadra tramite gli strumenti di Google per creare un flusso di lavoro efficiente.
Ad esempio, se i tuoi rappresentanti di vendita ricevono costantemente e-mail su potenziali partnership, puoi assegnare a tutti il monitoraggio della stessa casella di posta. Chiunque può rispondere e gestire le email che arrivano.
Puoi anche impostare una casella di posta collaborativa se lavori in una scuola che riceve e-mail dai genitori in modo che qualsiasi insegnante possa rispondere a quelle e-mail. Qualsiasi membro che disponga delle autorizzazioni appropriate può richiedere un’e-mail per se stesso o assegnarlo a un altro membro del gruppo.
Google Workplace non è l’unico strumento di collaborazione da combinare con Gmail , ma è il più efficiente se hai già G Suite.
Puoi utilizzare questo strumento per contrassegnare e-mail specifiche, il che aiuta a organizzare la tua casella di posta e semplifica la ricerca di e-mail meno recenti. Se vendi prodotti, contrassegnare tutte le email con quei prodotti specifici aiuterà gli altri a trovarli.
Prima di poter avere una casella di posta collaborativa, è necessario configurare un gruppo Google e aggiungere membri.
Come creare un gruppo Google e aggiungere membri
Per iniziare a gestire e ad accedere alla tua casella di posta collaborativa, devi prima creare un gruppo. Ciò ti consentirà di iniziare ad aggiungere membri alla tua casella di posta collaborativa.
- Accedi a Google Gruppi .
- Fare clic su Crea gruppo .
- Inserisci le informazioni e scegli le impostazioni.
- Fare clic su Crea gruppo .
Dopo aver configurato il gruppo, puoi iniziare a invitare le persone al gruppo tramite e-mail, aggiungendole direttamente al tuo gruppo o approvando le persone che hanno presentato domanda.
L’invio di un invito lo invia direttamente alla posta in arrivo dei destinatari per confermare che desiderano unirsi al gruppo. L’aggiunta diretta di un membro al gruppo richiede il suo indirizzo email. Aggiungerà il membro dopo l’invio.
Creando il tuo gruppo e aggiungendo membri, sarai in grado di avere una casella di posta collaborativa completamente funzionante. L’unica cosa che ti trattiene è la necessità di attivare la funzione.
Come attivare le funzionalità collaborative
Per creare una casella di posta collaborativa per i membri esistenti, devi prima abilitare le funzionalità collaborative. Ma prima di seguire i passaggi seguenti, assicurati di aver abilitato la cronologia delle conversazioni per Google Gruppi.
- Accedi a Google Gruppi .
- Fare clic sul nome del gruppo .
- Fare clic su Impostazioni gruppo .
- In Abilita funzionalità aggiuntive del gruppo Google > seleziona Posta in arrivo collaborativa .
Una volta configurate tutte le funzionalità di collaborazione, è necessario assegnare le autorizzazioni a ciascun membro per semplificare la gestione dell’account.
Come assegnare autorizzazioni ai membri della casella di posta collaborativa
Assegnando le autorizzazioni ai membri del gruppo, consentirai al tuo team di essere in grado di prendere conversazioni, assegnare conversazioni, contrassegnare le conversazioni come completate, contrassegnare le conversazioni come duplicate e contrassegnare le conversazioni come nessuna azione necessaria.
Puoi assegnare autorizzazioni diverse a un gruppo a seconda dei ruoli predefiniti del gruppo (proprietari, gestori, membri), tutti nell’organizzazione, tutti sul Web o ruoli creati su misura.
- Accedi a Google Gruppi .
- Fare clic sul nome del gruppo.
- Fare clic su Impostazioni gruppo .
- Fare clic sull’interruttore per attivare le autorizzazioni.
- Spostare il dispositivo di scorrimento e selezionare gli utenti che ottengono le autorizzazioni .
Puoi anche creare esclusioni nelle tue autorizzazioni per escludere membri specifici dalle tue impostazioni di autorizzazione.
Gestire la tua casella di posta collaborativa di G Suite
Una casella di posta collaborativa ti consente di assegnare diversi membri a un gruppo e di fornire loro autorizzazioni specifiche in modo che possano gestire la tua posta in modo efficace.
Ogni membro del team avrà accesso all’intera casella di posta e potrà assegnare conversazioni diverse a membri diversi. Ora che il tuo team è stato creato, devi pensare a proteggere tutti gli utenti dell’account.
