Come organizzare i taccuini con OneNote

Un blocco appunti di OneNote è il contenitore principale per le note acquisite all'interno dell'app. È come una cartella specializzata, ma con una propria interfaccia e strumenti unici. Puoi inserire note ovunque all'interno di un taccuino e sincronizzarle sui tuoi dispositivi.

Sfortunatamente, questa semplicità del notebook non ti dice come usarli correttamente. È facile finire con una libreria piena di quaderni. Ti mostreremo come organizzare e gestire i taccuini in OneNote.

Nota: le istruzioni per questo articolo si basano sull'app OneNote per Windows 10.

Se sei un principiante, è facile imparare i concetti di base. OneNote è costituito da tre livelli gerarchici principali:

I taccuini sono i detentori di tutti gli oggetti che ritieni degni di nota. È possibile archiviare i blocchi appunti sul computer (solo in OneNote 2016) e OneDrive.

Le sezioni forniscono un livello di organizzazione all'interno di un blocco appunti che corrisponde a singoli progetti o argomenti. Nell'app OneNote le sezioni vengono visualizzate nella parte sinistra del riquadro di spostamento e le pagine a destra.

I gruppi di sezioni contengono una o più sezioni. Crea un ulteriore livello di organizzazione in un taccuino per tenere insieme i contenuti correlati.

Le pagine contengono note, immagini, collegamenti e altri elementi che catturi e crei per aiutarti con il lavoro. Assegna alla tua pagina un nome distinto e seguila nell'elenco delle schede della pagina.

Il modo in cui organizzi i taccuini dipende dalle preferenze individuali. Puoi raccogliere tutto ciò che desideri ricordare in un taccuino e fare affidamento sulla funzione di ricerca. Oppure puoi creare un taccuino separato per ogni progetto o argomento.

È possibile creare molte sezioni o unirle in gruppi di sezioni. È anche possibile indentare le pagine di due livelli in profondità per un'ulteriore organizzazione. OneNote offre tutto per gli utenti ossessionati dall'ordine.

• Vuoi condividere un taccuino con qualcun altro o un team? Crea un taccuino dedicato per questo scopo.
• È probabile che il tuo taccuino si riempia di immagini, video o allegati? Potrebbero esserci problemi con la velocità di sincronizzazione e problemi di affidabilità.
• Accederai al blocco appunti sull'app mobile OneNote? Un notebook mirato più piccolo funziona meglio con connessioni lente e richiede meno spazio di archiviazione.
• Scopo della creazione di un taccuino? Allinea il tuo taccuino con qualsiasi obiettivo generale di appunti.

Punti più fini sui blocchi appunti di OneNote

• Rinominare un blocco appunti può interrompere la sincronizzazione con OneDrive. Puoi invece dargli un soprannome. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un taccuino, fare clic su Soprannome taccuino e digitare il proprio nome.
• Il colore del taccuino consente di identificare rapidamente un taccuino nell'elenco dei taccuini. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un taccuino e scegli un colore dall'opzione Colore taccuino .
• Se lavori spesso con molti taccuini, l'elenco può essere disordinato. Puoi chiuderli in qualsiasi momento e aprirlo in un secondo momento. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un blocco note e scegliere Chiudi questo blocco note.
• Puoi eliminare blocchi appunti solo da OneDrive. Vai alla cartella Documenti . Fare clic sulla casella di controllo accanto a un documento di OneNote e fare clic su Elimina .
• OneNote usa un protocollo di sincronizzazione proprietario che funziona solo con OneDrive. Ma puoi eseguire il backup di un taccuino su Google Drive.

Metodi per strutturare il blocco appunti di OneNote

È sempre consigliabile creare quaderni separati per progetti personali e di lavoro.

Puoi sincronizzarli con OneDrive o scegliere SharePoint per il tuo blocco appunti di lavoro; la scelta è tua.

Inoltre, puoi creare un quaderno per qualsiasi materia che desideri imparare, come un diario e quaderni per compiti scolastici o universitari, tra le altre cose.

Ora puoi inserire un numero qualsiasi di sezioni, pagine e persino ordinarle. Se non sei soddisfatto della struttura, puoi modificare i gruppi di sezioni, le sottopagine o spostare i tuoi contenuti in un nuovo taccuino.

Sistema PARA per organizzare le informazioni

PARA sta per progetti , aree , risorse e archivi . È un sistema organizzativo che utilizza queste quattro categorie di primo livello per organizzare le informazioni.

• Un progetto è una serie di attività collegate a un obiettivo con una data di scadenza.
• L' Area di responsabilità consiste in compiti con una serie di standard da mantenere nel tempo. Non ci sono scadenze per le attività, ma sono importanti.
• Una risorsa è un argomento di interesse continuo.
• E gli archivi includono gli elementi completati delle altre tre categorie.

Ad esempio, la pubblicazione di un libro è un progetto, in cui la scrittura è un'area di responsabilità. Il processo di scrittura, con suggerimenti e trucchi, potrebbe essere la tua risorsa. Il flusso di lavoro è complesso e richiede del tempo per essere compreso.

Per saperne di più, leggi questo sistema PARA per l'organizzazione delle informazioni digitali .

Utilizzo del sistema PARA in OneNote

In un primo momento, devi definire i tuoi progetti. Scrivili su un pezzo di carta, lontano dai vincoli di qualsiasi app per prendere appunti. È possibile utilizzare diverse app come Asana, Zoho, Basecamp, Google Drive, ecc. Per gestire i tuoi progetti personali e di lavoro

Invece di vincolarti allo schema organizzativo unico di ciascuna app, puoi utilizzare un sistema PARA comune per copiare lo stesso elenco di progetti su ogni singolo strumento che utilizzi. Ciò ti consente di sfruttare i punti di forza unici di ciascuna app mentre utilizzi lo stesso elenco di progetti su tutte le interfacce.

Con questo sistema, puoi anche separare le informazioni utilizzabili e non utilizzabili. Ciò ti consente di filtrare il flusso di informazioni che ti arrivano e di concentrarti solo sulle attività utilizzabili.

Nel mio caso, OneNote è eccellente per prendere appunti, Todoist per il task manager e Google Drive per mantenere i file di progetto sincronizzati sulla macchina.

Taccuini con collegamento incrociato

OneNote dispone di un semplice sistema wiki integrato. Con esso, puoi creare collegamenti con altre note nella stessa sezione o in un altro taccuino. È inoltre possibile creare un collegamento a una pagina Web, documenti di Office e altre risorse.

E se crei un sommario (TOC) al livello superiore, puoi creare collegamenti a pagine con qualsiasi taccuino. È necessario eseguire questa operazione manualmente poiché non sono disponibili componenti aggiuntivi per OneNote in Windows 10.

Gli utenti di OneNote 2016 hanno più fortuna con l'app Onetastic. Ecco una guida che mostra come configurare un sistema wiki in OneNote 2016 .

Dimensioni del notebook e relativi effetti

Se utilizzi l'app OneNote con la strategia corretta, un notebook con una dimensione di 2-3 GB non dovrebbe causare problemi. Ecco alcuni suggerimenti che puoi seguire.

• Non inserire più stampe PDF nello stesso blocco note: la stampa (100 MB o più) e l'elaborazione OCR possono rallentare il processo di indicizzazione e la velocità di sincronizzazione.
• Non sovraccaricare un notebook con contenuti multimediali non necessari: caricalo su Youtube o Vimeo, quindi incorporalo.
• Le versioni della pagina possono influire sulle dimensioni del blocco note: fai clic con il pulsante destro del mouse su una pagina e scegli Versioni pagina . Elimina la versione precedente per una pagina con contenuti pesanti.

Per vedere quanto sono grandi i tuoi blocchi appunti di OneNote, vai al sito Web di OneDrive e fai clic sulla cartella Documenti . Cambia la visualizzazione del display da riquadri a elenco. Vedrai quanto spazio occupa ogni taccuino nella colonna più a destra.

È facile cercare tra le note, indipendentemente da dove le memorizzi in un taccuino. Premi Ctrl + F o fai clic sull'icona della lente di ingrandimento vicino al pulsante di attivazione / disattivazione della navigazione . Nella casella di ricerca visualizzata, inserisci una parola o una frase di ricerca e premi Invio .

Appena sotto la casella di ricerca, fai clic su Pagine per vedere i risultati trovati nel testo delle tue note. Oppure fare clic su Tag per eseguire la ricerca in base ai tag delle note.

Per regolare l'ambito dell'ambito dei risultati di ricerca, fare clic sulla freccia del menu a discesa e scegliere tra — Tutti i blocchi appunti, Blocco appunti corrente, Sezione corrente e Pagina corrente .

Proprio come un normale taccuino di carta a spirale, i taccuini di OneNote sono costruiti pagina per pagina. Puoi organizzarli in sezioni o gruppi di sezioni. Con così tanta flessibilità, è necessario disporre di una strategia completa e pianificare come si desidera utilizzare il notebook.

Con i suggerimenti discussi in questo articolo, puoi organizzare e gestire i taccuini in un modo migliore. OneNote ha molte funzionalità poco conosciute che potresti non conoscere. Queste funzionalità di OneNote poco conosciute possono migliorare le tue capacità di prendere appunti.