Come ridurre la dimensione del file della presentazione di PowerPoint
Una presentazione PowerPoint è un ottimo modo per far passare un’idea. Sia che tu stia proponendo un prodotto o insegnando ai bambini, troverai utili le presentazioni.
Tuttavia, se la tua presentazione è lunga o hai molti elementi visivi, potresti scoprire che il tuo file PowerPoint è diventato troppo grande. Ciò rende difficile allegarlo come allegato. E potrebbe anche volerci troppo tempo per il download per i tuoi clienti.
Per risolvere questo problema, ecco sette suggerimenti per ridurre le dimensioni del file di presentazione.
1. Usa Inserisci immagine—Non trascinare e rilasciare
Quando vuoi aggiungere una fotografia dal tuo disco rigido alla tua presentazione, il modo più semplice e più comune è copiarla da Esplora file e incollarla su PowerPoint. In alternativa, puoi anche trascinarlo e rilasciarlo dalla cartella alla presentazione.
Tuttavia, questa operazione aumenta potenzialmente la dimensione del file della presentazione. Questo perché quando si copia-incolla o si trascina un file direttamente in PowerPoint, l’immagine viene convertita in un tipo di file BMP o PNG.
Sebbene questi tipi di file ti permettano di mantenere sfondi trasparenti, come quelli che trovi nelle icone, aumentano anche le dimensioni del file della tua foto. Ma se usi la funzione Inserisci immagine , PowerPoint aggiungerà la tua immagine senza modificarne il tipo di file, evitando così file di dimensioni maggiori.
2. Ritaglia le foto con un editor di immagini
Ci sono momenti in cui non è necessario utilizzare l’intera immagine appena aggiunta. Potresti voler rimuovere una sezione per renderla più incisiva. Ma se lo fai, non ritagliarlo utilizzando lo strumento di ritaglio integrato di PowerPoint.
Quando ritagli un’immagine all’interno di PowerPoint, l’app nasconderà semplicemente la parte dell’immagine che hai ritagliato. Anche se questo è utile se vuoi annullare il ritaglio che hai fatto in futuro, se sei definitivo con il taglio che hai fatto, questo si aggiunge alla dimensione del file della tua presentazione.
Invece di ritagliare le immagini in PowerPoint, puoi utilizzare editor di immagini dedicati. Puoi utilizzare l’app Paint integrata di Microsoft per semplici ritagli oppure puoi utilizzare strumenti online gratuiti, come Canva. Una volta ritagliata la foto a tuo piacimento, puoi utilizzare lo strumento Inserisci immagine per aggiungerla alla presentazione.
Ricordati di salvare il tuo file come JPG o JPEG, non PNG o BMP. I file JPG forniscono la massima compressione sulle tue immagini mantenendo una qualità ragionevole. In questo modo, puoi risparmiare qualche kilobyte in più per foto. Questo aggiunge molto spazio quando hai molte immagini.
3. Modifica immagini al di fuori di PowerPoint
Basandosi sul punto precedente, dovresti modificare le tue foto usando un editor di immagini invece di PowerPoint. Sebbene l’app fornisca strumenti di fotoritocco relativamente avanzati, non è ancora potente come un software di fotoritocco dedicato.
È possibile utilizzare la funzione di fotoritocco di base integrata di Microsoft per modificare l’immagine. In alternativa, ci sono diversi software di fotoritocco facili da usare per darti modifiche avanzate pur rimanendo semplici da usare.
Dovresti farlo perché PowerPoint conserva tutte le informazioni sulla tua foto. Ad esempio, se converti un’immagine da colorata a in bianco e nero, l’app manterrà comunque tutte le informazioni sul colore del tuo file, rendendolo così più grande. Ma se lo converti usando un editor di immagini, tutte le informazioni sul colore vengono perse una volta salvato il file, rendendolo così più piccolo.
4. Comprimi le tue immagini
Anche se hai fatto tutto quanto sopra, c’è ancora un modo per ridurre ulteriormente le dimensioni del file della tua presentazione. Puoi farlo ottimizzando tutte le immagini della presentazione per le dimensioni dello schermo che ti aspetti di mostrare la tua presentazione.
Questo perché PowerPoint tende a mantenere le immagini alla massima qualità consentita. Dopotutto, l’app sta preparando la tua presentazione per tutti i tipi di dimensioni del display. È anche considerando che lo stamperai. Ecco perché mantiene le tue foto alla migliore qualità possibile.
E sebbene questa sia una buona cosa, aggiunge molte dimensioni alla tua presentazione. Ecco perché è necessario ottimizzare il file per il pubblico previsto.
Per farlo, fai clic su qualsiasi immagine nella presentazione. Quindi, nella barra multifunzione del menu, seleziona Formato immagine . Premere il pulsante Comprimi immagini, e una finestra Comprimi immagini pop-up. In Opzioni di compressione: rimuovere il segno di spunta per Applica solo a questa immagine per comprimere tutte le immagini.
In Risoluzione: scegli i punti per pollice (PPI) appropriati per la tua applicazione. Se la tua presentazione è per il consumo personale, ovvero solo per la visualizzazione su smartphone, tablet e monitor di computer, è sufficiente una risoluzione di 96 PPI.
Ma se prevedi di visualizzarlo su un proiettore di medie dimensioni o su uno schermo più grande di 50 pollici, allora dovresti scegliere 150 PPI. Se hai intenzione di stampare la tua presentazione come volantino, scegli 220 PPI. Infine, se hai intenzione di utilizzare un proiettore di grande formato o una scheda con schermo LED, scegli 330 PPI.
5. Collega video
I video sono gli elementi più significativi della presentazione che aumenteranno le dimensioni del file. Un tipico video Full HD di 1 minuto ha una dimensione del file approssimativa di 124 MB. Quindi, invece di incorporare i tuoi video nel tuo file PowerPoint, puoi invece collegarli.
Carica i tuoi video su un sito di hosting video come YouTube, quindi collegali alla presentazione. Una volta caricato il video, non dimenticare di copiare il suo indirizzo web per aggiungerlo alla tua presentazione.
Per aggiungerlo alla tua presentazione, vai su Inserisci nella barra multifunzione del menu, fai clic su Video e nel menu a discesa scegli Video online… . Apparirà una nuova finestra e nella barra Inserisci l’indirizzo per il video online , incolla il link del tuo video.
Una volta caricato il video selezionato, ne vedrai un’anteprima nella schermata principale. Se sei soddisfatto che sia il video corretto, fai clic su Inserisci . Ora troverai il tuo video incorporato nella presentazione.
Devi notare, tuttavia, che il tuo spettatore o pubblico deve disporre di una connessione Internet attiva per poter vedere il tuo video incorporato. In caso contrario, non saranno in grado di vederlo.
6. Usa i formati più recenti
Se stai utilizzando l’ultima versione di Microsoft Office, è meglio utilizzare i formati di file più recenti. Il vecchio formato di file chiamato PPT, progettato per Microsoft Office 2003 e versioni precedenti, utilizza più spazio rispetto al nuovo formato di file PPTX.
Sebbene le versioni precedenti di PowerPoint potrebbero non essere in grado di aprire il file, la dimensione del file più piccola significa che la presentazione si adatterebbe alla tua e-mail come allegato. Inoltre, coloro che non dispongono dell’ultima versione di PowerPoint possono invece utilizzare Microsoft Office Online, o anche Presentazioni Google, per visualizzare la presentazione.
7. Comprimilo
Come ultima risorsa, puoi comprimere il file della presentazione per ridurne le dimensioni. Puoi utilizzare diversi strumenti gratuiti per farlo . Sono anche molto popolari, quindi il tuo destinatario non avrà molti problemi a decomprimere il tuo file.
Risparmia sullo spazio
Se la tua presentazione PowerPoint è troppo grande per essere allegata alla tua email, puoi ridurne le dimensioni seguendo i passaggi precedenti. Sono semplici, veloci e facili da fare. E se trovi che la dimensione del file della tua presentazione è maggiore dei limiti assegnati, hai ancora un paio di soluzioni in più.
Il primo è caricarlo sul cloud e condividere semplicemente il collegamento del file con il destinatario. Il secondo è tagliare la presentazione in due e poi inviarli in due e-mail separate. Assicurati di aggiungere una diapositiva al tuo primo file che indichi che c’è una seconda parte!
Ma qualunque cosa tu scelga, ridurre le dimensioni del tuo file dovrebbe essere l’ultima cosa che hai in mente. Concentrati sui tuoi contenuti e rendila la tua migliore presentazione in assoluto. Tutte le altre cose che devi fare andranno presto a posto una volta che avrai finalizzato l’output.
