Come utilizzare i moduli di Google per ottenere aggiornamenti dal tuo team remoto
Google Forms è uno strumento formidabile e intuitivo per la raccolta di informazioni da clienti, clienti e dipendenti. È possibile creare e personalizzare facilmente un modulo, condividerlo in diversi modi e quindi analizzare le risposte.
Se ti trovi in una situazione lavorativa in cui hai un team remoto, Google Forms può essere un metodo efficace per ottenere aggiornamenti. È possibile utilizzarlo per un progetto specifico o semplici aggiornamenti di lavoro richiesti giornalmente o settimanalmente.
Inizia un nuovo modulo
Google Forms offre una buona selezione di modelli che possono aiutarti a iniziare. Fai clic sulla galleria Modelli in alto per rivedere i modelli per Lavoro, Personale ed Istruzione. Se ne vedi uno che ha le basi di cui hai bisogno, come i tipi di domande, fai clic per usarlo.
In caso contrario, puoi iniziare da zero facendo clic sull'opzione Vuota in Avvia un nuovo modulo . Questo è quello che useremo per questo tutorial.
La prima cosa che dovresti fare quando crei un nuovo modulo è nominarlo. Poiché Google Forms salva il tuo lavoro mentre vai, saprai sempre qual è il modulo corretto se lo assegni in anticipo. Facoltativamente, puoi anche aggiungere una descrizione.
Se si immette il nome nel modulo stesso, quel nome comparirà nel punto in alto a sinistra per impostazione predefinita. Ma puoi cambiare quel nome e selezionare una posizione per esso all'interno di Google Drive, se lo desideri.
Aggiungi le tue domande sul modulo
Google Forms ti offre diversi tipi di domande che dovrebbero coprire qualsiasi situazione. Da brevi risposte e paragrafi a scelta multipla, caselle di controllo e menu a discesa, hai tutta la flessibilità che desideri.
Dettagli di base
Le domande più sensate per iniziare un modulo di aggiornamento del team sono il nome, la data e facoltativamente l'ora. Che tu utilizzi un modello o il modulo vuoto, avrai una domanda già lì per iniziare. Quindi puoi semplicemente cambiare quel tipo di domanda se necessario e quindi fare clic sul segno più per aggiungere altre domande.
Per il nome del membro del tuo team, seleziona Risposta breve come tipo di domanda. Quindi aggiungi il nome della domanda e attiva / disattiva l'opzione Richiesto .
Per la data in cui il membro del team sta completando il modulo, fare clic sul segno più per aggiungere una domanda e selezionare Data nella casella a discesa per il tipo di domanda. Quindi aggiungi il nome della domanda, ad esempio Data, e fai la domanda richiesta.
Se desideri che il membro del tuo team inserisca l'ora in cui sta completando il modulo, fai clic sul segno più per aggiungere una domanda e seleziona Tempo per il tipo. Non dimenticare di aggiungere il nome della domanda e di renderlo necessario, se lo desideri.
Scelta multipla o menu a discesa per dipartimento o area
Se stai inviando il modulo di aggiornamento a molte persone, potresti voler aggiungere domande per cose come dipartimento o area. I tipi di domande a scelta multipla ea discesa funzionano perfettamente per questi tipi di domande. Inoltre, puoi consentire al risponditore di passare automaticamente ad altre domande in base alle loro risposte.
Per reparto o area, è possibile utilizzare il tipo di domanda a scelta multipla se ci sono solo alcune risposte tra cui scegliere e il tipo di menu a discesa per risparmiare spazio se ci sono molte risposte possibili. Scegli il tipo di domanda e quindi aggiungi ogni risposta. Useremo la scelta multipla.
Ora, a seconda della risposta scelta dal rispondente, vogliamo spostarli in una determinata sezione con domande specifiche. Questa è una funzione molto utile in Google Forms perché puoi eliminare la necessità per i rispondenti di saltare le domande che non si applicano a loro e andare direttamente a quelle che lo fanno.
Nella parte inferiore destra della domanda, fai clic sul pulsante Altro (tre punti) e seleziona Vai alla sezione in base alla risposta . Vedrai quindi l'aggiornamento della domanda con uno spot per aggiungere la sezione accanto a ciascuna risposta.
Se hai già creato le sezioni, puoi selezionarle utilizzando le caselle a discesa. In caso contrario, continua sotto per creare una sezione e poi torna indietro per completare questa parte.
Utilizzare sezioni separate per ciascun dipartimento o area
Per creare una sezione, fai clic sul pulsante in basso nella barra degli strumenti mobile per Aggiungi sezione . Vedrai apparire la sezione e puoi darle il suo nome e la sua descrizione. In questo how-to, creeremo una sezione per coloro che selezionano l'Information Technology per il loro dipartimento.
Aggiungeremo una domanda per i progetti attuali. Questo ci consente di vedere su quali progetti sta attualmente lavorando il soccorritore e le caselle di controllo consentono di selezionarne più di uno. Quindi, puoi selezionare le caselle di controllo per il tipo o puoi fare questa domanda un ulteriore passo avanti.
Forse per ogni progetto che selezionano, vuoi conoscerne i progressi. Qui è dove il tipo di griglia Checkbox è l'ideale. Puoi inserire ogni fase nella sezione Righe e ogni progetto nella sezione Colonne (o viceversa).
Se disponi le risposte mentre descriviamo, puoi fare clic sul pulsante Altro e selezionare Limita a una risposta per colonna . In questo modo, il rispondente può scegliere solo una fase per progetto, il che avrebbe senso.
Quindi, ciò consente al rispondente non solo di dirti su quali progetti sta lavorando, ma su quale fase sta svolgendo per ciascuno; tutto con una domanda sulla griglia della casella di controllo.
È quindi possibile creare sezioni aggiuntive e le domande allo stesso modo.
Un altro tipo di domanda che potresti voler aggiungere è un paragrafo per il feedback. Ciò consente al rispondente di inserire eventuali problemi, domande o altri feedback che ha con molto spazio.
Controlla le tue risposte
Visualizzare le risposte dal tuo modulo non potrebbe essere più semplice. Basta aprire il modulo su Google Forms e toccare la scheda Risposte in alto. Vedrai un riepilogo, puoi visualizzare le risposte per domanda o guardare le singole risposte.
Google Forms ti offre risposte testuali, nonché grafici e grafici colorati per i tuoi moduli. E puoi esportare le risposte per la visualizzazione offline.
Per ulteriori informazioni sulla visualizzazione delle risposte o sulla creazione di moduli in generale, consulta la nostra ampia guida ai moduli di Google .
Invia promemoria via email
Se abiliti l'opzione per raccogliere indirizzi e-mail per il tuo modulo, puoi quindi inviare promemoria a coloro che non completano il modulo. Questo è estremamente conveniente; tuttavia, ci sono alcune cose da fare e tenere presente che funzioni correttamente.
Innanzitutto, imposta il modulo per raccogliere gli indirizzi. Fai clic sul pulsante Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) in alto a destra e seleziona Generale nella finestra popup. Seleziona la prima casella per Raccogli indirizzi e -mail e premi Salva .
Verrà automaticamente visualizzata una domanda con l'indirizzo e-mail sul modulo che non è possibile rimuovere ed è una domanda obbligatoria.
Successivamente, è necessario inviare il modulo ai partecipanti via e-mail. Fai clic su Invia e utilizza la scheda Email . Inserisci gli indirizzi di coloro che desideri compilare il modulo, separati da virgole e premi Invia .
Ora che Google Forms sa a chi hai inviato il modulo, può determinare se le risposte vengono ricevute da quei risponditori. Per inviare promemoria via e-mail a coloro che non hanno risposto, attenersi alla seguente procedura.
- Apri il modulo e fai clic sulla scheda Risposte in alto.
- Vedrai le sezioni per Chi ha risposto? e in attesa di risposte X.
- In quest'ultimo, fai clic su Invia promemoria e-mail .
Verrà visualizzata la stessa finestra che hai visualizzato quando hai inviato il modulo, prepopolata con gli indirizzi email da cui stai aspettando le risposte. Ciò ti consente di inviare loro un cortese promemoria per completare il modulo di aggiornamento.
Copia e riutilizza il tuo modulo
Se prevedi di inviare regolarmente il modulo di aggiornamento del tuo team con piccole modifiche ai nomi dei progetti o alle mansioni lavorative, come esempi, puoi semplicemente copiare il modulo e modificarlo secondo necessità.
Apri il modulo e fai clic su Altro (tre punti) in alto a destra. Seleziona Crea una copia , assegna un nome al modulo copiato e fai clic su OK per salvarlo. Noterai anche che hai la possibilità di condividerlo con le stesse persone, il che è utile. È quindi possibile apportare le modifiche e inviarlo.
Aggiornamenti coerenti sono facili con i moduli di Google
Inizialmente potrebbe sembrare un po 'complicato creare un modulo di aggiornamento del team utilizzando Google Forms. Ma se lo fai, otterrai gli aggiornamenti e le informazioni di cui hai effettivamente bisogno perché stanno rispondendo alle domande che crei. Inoltre, puoi facilmente copiare e riutilizzare più volte il modulo.
Per ulteriori informazioni, dai un'occhiata a come creare un modulo di contatto del sito Web gratuito con i moduli di Google o altri modi in cui puoi utilizzare i moduli di Google per la tua attività .
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