Evita questi 6 errori per una migliore comunicazione tramite e-mail e testo
È così facile comunicare tramite SMS o e-mail, ma ci sono delle insidie di cui dovresti essere consapevole. Poiché tutto ciò che il destinatario deve scrivere sono le tue parole, il minimo che puoi fare è evitare di usare errori di testo comuni che molte persone trovano fastidiose, se non offensive.
Considerando che la tua vita personale e professionale dipende in gran parte da una comunicazione efficace, avere tatto ti gioverà in molti modi. Ecco sei abitudini da evitare quando si invia un messaggio di testo. Alcuni di questi principi possono anche essere applicati alle tue interazioni personali.
1. Utilizzo di troppi emoji
Gli emoji sono divertenti da esplorare e molto utili per esprimere rapidamente un sentimento o una reazione. Tuttavia, esiste un limite alla frequenza di utilizzo. Fai particolare attenzione in un ambiente professionale, perché andare ben oltre le faccine può farti sembrare immaturo.
Ma siamo più specifici. Quando parli con i colleghi, attieniti a pochi semplici emoji e usali con parsimonia.
Quando ti rivolgi a un cliente, non utilizzare nient'altro che una faccina sorridente per messaggio e solo se devi dare al testo una sensazione leggermente più calda. Gli emoji, se applicati correttamente, possono davvero ispirare amicizia.
Tratta i conoscenti con la stessa attenzione. Fino a quando non li conosci abbastanza bene, è meglio mantenere gli emoji al minimo.
Se scrivi a un amico, invece, c'è meno pressione. Risolvere i reciproci messaggi basati su immagini potrebbe anche essere divertente, ma non sempre.
Conosci tutti gli emoji popolari e le loro definizioni . Quindi potresti creare un gioco di messaggi di testo per il tuo gruppo di amici usando nient'altro che emoji. Questo è l'unico uso eccessivo appropriato di emoji.
2. Scrivere in maiuscolo
Ecco un'altra cattiva abitudine in cui entrano i texters. L'aspetto stesso delle LETTERE MAIUSCOLE suggerisce di urlare, quindi leggere un'e-mail in maiuscolo è a dir poco stridente. Mai abusare delle lettere maiuscole, soprattutto in un contesto professionale.
Assicurati che il tuo messaggio sia calmo e chiaro invia un segnale molto migliore. Dimostra che tieni all'esperienza di lettura del destinatario e lo incoraggia a rispondere nello stesso modo rispettoso.
Ma poi abbiamo anche tendenze come l'alternanza dei cappellini. Sebbene questo modello abbia uno scopo specifico (esprimere il sarcasmo), è molto duro per gli occhi, quindi evita di usarlo o qualcosa di simile il più possibile. In effetti, una singola emoji sarebbe una scelta di gran lunga migliore.
3. Utilizzo di espressioni fastidiose
Le parole possono davvero tagliare la strada sbagliata quando meno te lo aspetti. E quando molte persone concordano sul fatto che frasi specifiche sono offensive, è una buona idea smettere di usarle. Se sei un manager o qualcuno in una posizione molto sociale, l'ultima cosa che vuoi è allontanare le persone.
Evita di usare espressioni come quelle nel video sopra o nell'elenco sotto. Possono sembrare innocenti, ma possono sembrare umilianti, passivi-aggressivi e decisamente fastidiosi:
- "Con tutto il dovuto rispetto…"
- "Secondo me…"
- "Ci arriverai …"
- "Puoi fare di meglio…"
- "È buon senso …"
- "È quello che è…"
L'elenco potrebbe continuare all'infinito, quindi potrebbe valere la pena approfondire la questione delle frasi fastidiose con l'aiuto di fonti come Reader's Digest . In questo modo sarà più facile e veloce comporre testi ed email appropriati.
Ma evitare l'offesa si riduce anche al principio di base del pensare prima di parlare, che si applica alle interazioni scritte tanto quanto a qualsiasi altra cosa. Scrivere ti dà più tempo e spazio per pensare, quindi sfrutta l'opportunità per prenderti cura di come ti esprimi.
4. Invio di troppi messaggi
Un altro aspetto di una buona comunicazione è trovare i giusti confini. Non aspettarti di ottenere una risposta immediata, ad esempio. E non pretenderne neanche uno.
Se hai fretta, dillo nel modo più educato possibile. Se non c'è risposta entro 24 ore, invia un seguito diplomatico o vai avanti.
La messaggistica aggressiva è un grande no-no nelle interazioni professionali, sia con i colleghi che con i clienti. Potresti dire che chiari inviti all'azione sono fondamentali per le campagne di marketing, ma ciò non significa che dovresti riempire le tue newsletter con essi.
In definitiva, ricorda che le persone hanno vite e pressioni proprie, quindi sii rispettoso e paziente quando scrivi il tuo testo o e-mail a qualcuno.
5. Invio di messaggi al momento sbagliato
Anche il tempismo conta come tatto. Come ho già detto, puoi seguire una precedente email, ma non sovraccaricare il destinatario con diversi nuovi messaggi in un breve lasso di tempo.
Non importa quanto tu sia educato, è uno spettacolo di impazienza che li scoraggerà. Se gestisci un'attività, puoi perdere clienti in questo modo.
Inoltre, se comunichi con persone tramite SMS o WhatsApp, fai attenzione a che ora invii i tuoi messaggi. Potresti essere sveglio alle sei del mattino, ma non tutti gli altri lo sono.
Stabilisci dei tempi adeguati per inviare messaggi di testo, soprattutto con le persone legate al lavoro. Dopotutto, disturbarli a tarda notte potrebbe portarli a disattivare le notifiche e perdere i successivi messaggi importanti. L'autocontrollo è vitale per buone capacità sociali.
Puoi anche sfruttare al massimo le soluzioni moderne imparando a programmare i testi con Google Messaggi . Outlook e Gmail ti consentono di fare la stessa cosa con le email. Molti di questi metodi intelligenti possono mettere rapidamente in ordine le tue comunicazioni.
6. Strutturare male i tuoi messaggi
Oltre al contenuto di un messaggio, devi anche fare attenzione a come lo metti insieme. Un grave errore quando si scrive qualcosa è trasformarlo in un blocco di testo. In primo luogo, scoraggia i lettori a vista. In secondo luogo, è facile perdere dettagli chiave in tutte quelle parole.
Assicurati di suddividere i tuoi messaggi, specialmente quelli lunghi, in parti più piccole che sono più facili da assorbire. Ancora meglio, usa elenchi puntati o un carattere in grassetto per evidenziare informazioni importanti.
In generale, però, cerca di essere breve. Un'email infinita non è allettante. In alternativa, suddividilo in messaggi interessanti separati, ma non inviarli tutti allo stesso tempo. Per scopi professionali, sii intelligente e pianifica le tue comunicazioni in anticipo per i migliori risultati.
Tuttavia, ancora una volta, c'è un limite a quanto piccoli dovrebbero essere i tuoi messaggi. Quando scrivi, ad esempio, evita lo stile Shatner, ovvero quando usi più testi per comporre una singola frase.
È un esempio estremo, ma comunque una tendenza comune. E, a meno che tu non voglia che le persone temano i tuoi messaggi, cerca di renderli il più indolori da ricevere e leggere possibile.
Pensa e ricerca prima di comporre il tuo prossimo messaggio
Le persone non possono vedere il tuo viso o il linguaggio del corpo quando leggono i tuoi messaggi, quindi segui questi suggerimenti per presentare questi testi nella loro migliore forma possibile. In questo modo puoi evitare di confondere o addirittura insultare qualcuno per errore.
Tutti i dettagli contano, dalle espressioni che usi alla struttura del testo. Preoccuparsi del modo in cui viene trasmessa un'e-mail o un SMS crea buone relazioni, sia con amici, colleghi o clienti. Ma una buona comunicazione scritta è solo uno strumento quando si tratta di migliorare le tue capacità di posta elettronica.
