I 6 migliori strumenti e app per la pianificazione delle riunioni

Pianificare un incontro con più persone è un po 'come allevare i gatti. Ognuno ha diversi impegni che deve mantenere, insieme a diverse fasce orarie a cui vuole impegnarsi. Quando capirai quando incontrarti, potresti essere così frustrato dalla disponibilità conflittuale di tutti che avrai il bisogno di annullare.

Mentre pianificare una riunione può sembrare quasi impossibile, avere un'app di pianificazione può rendere il processo meno doloroso. Ecco i migliori pianificatori degli orari delle riunioni che è possibile utilizzare.

Come li abbiamo classificati: ci sono molti programmatori di riunioni là fuori. Per questo motivo, abbiamo scelto le opzioni che hanno ottenuto il punteggio più alto nelle seguenti tre categorie:

• Integrazione: quanto è facile utilizzare lo strumento di pianificazione in combinazione con altre app?
• Facilità d'uso: quanto è facile utilizzare l'app stessa?
• Caratteristiche: quanto può fare l'app?

Ogni categoria ha un punteggio da 1 a 5, con 1 che è il più basso e 5 che è il più alto. Esploriamo ora queste opzioni.

1. Google Calendar (gratuito)

Google Calendar è la prima app di pianificazione gratuita che includiamo in questo elenco. Ottiene un punteggio elevato in tutte e tre le nostre categorie: integrazione, facilità d'uso e funzionalità.

Come parte di una più ampia raccolta di strumenti, Calendar ha un'incredibile capacità di integrarsi con il resto delle app di Google, incluso Gmail. Offre anche molta flessibilità quando si tratta delle sue caratteristiche.

Se desideri pianificare una riunione, devi creare un calendario di gruppo all'interno dell'app. Per crearne uno:

1. Vai all'app Calendario, quindi fai clic su Altri calendari +> Crea nuovo calendario .
2. Una volta creato, fai clic sui tre punti accanto al nome del calendario e fai clic su Impostazioni e condivisione .
3. Scegli un'opzione di condivisione per condividere questo calendario con il tuo team.

Una volta creato un gruppo Google Calendar, puoi usarlo per:

• Tieni traccia della disponibilità di tutti.
• Vedi chi è fuori sede.
• Scadenze coordinate.

Se hai bisogno di un'app per le riunioni per tutti gli usi che sia facile da usare, l'utilità di pianificazione di Google Meeting è sicuramente la strada da percorrere.

Integrazione: 5
Facilità d'uso: 4
Caratteristiche: 3

Nota: se vuoi leggere di più su questo argomento, ecco come creare un altro calendario in Google Calendar .

2. Rallly (gratuito)

Il prossimo nella lista? Rallly, uno strumento di pianificazione open source. È completamente gratuito da usare.

Semplice e ridotto rispetto alle altre app per riunioni in questo elenco, Rallly ti consente di creare pagine per nuove riunioni o eventi. Condividendo un collegamento a quell'evento, tu e altri destinatari potete discutere i dettagli sulla pagina della riunione stessa.

Il grande svantaggio di Rallly è che non è possibile creare sondaggi per votare sulle fasce orarie delle riunioni, quindi non è flessibile come alcuni degli altri strumenti di pianificazione online gratuiti.

Per questo motivo, Rallly è meglio per piccoli gruppi casuali di amici che organizzano incontri unici e semplici.

Integrazione: 2
Facilità d'uso: 5
Caratteristiche: 3

3. Assistant.to (gratuito)

Insieme a Google Calendar e Rallly, abbiamo voluto raccomandare Assistant.to, che è un'altra app di pianificazione gratuita.

L'idea dietro Assistant.to? Per integrare un assistente di pianificazione nella posta in arrivo di Gmail.

Quando componi un'email nella posta in arrivo, Assistant.to si apre come un piccolo pulsante circolare nell'angolo in basso a destra. Dopo aver fatto clic su quel pulsante, verrà visualizzata un'app di pianificazione del calendario e allega le fasce orarie suggerite.

Il principale svantaggio di questo programma? Assistant.to può solo programmare un incontro tra te e un'altra persona. Tuttavia, l'app può anche:

• Rileva automaticamente i fusi orari.
• Tieni traccia di quando sono i tuoi orari di riunione più comuni per offrire consigli in futuro.
• Integrazione con Google Hangouts, GoToMeeting, UberConference e ReadyTalk.

Assistant.to è utile per i liberi professionisti e i professionisti che desiderano pianificare interviste individuali. Non va bene per le squadre in questo momento.

Integrazione: 4
Facilità d'uso: 5
Caratteristiche: 4

4. Doodle (gratuito, abbonamento disponibile)

Doodle è un'altra app di pianificazione del lavoro che includeremo in questo elenco. Come Google Calendar, lo stiamo includendo perché ha un punteggio elevato in tutte e tre le nostre categorie.

Doodle ha opzioni gratuite e di abbonamento disponibili. L' opzione gratuita è semplice ed è sostanzialmente utilizzata per eventi una tantum. Per creare un sondaggio Doodle gratuitamente, basta effettuare un sondaggio attraverso il sito Web, quindi inviare il collegamento.

Per le opzioni di abbonamento, puoi anche provare la versione di prova gratuita di 14 giorni di Doodle .

Doodle può anche:

• Rilevamento automatico dei fusi orari.
• Sincronizzazione con Google Calendar e Office 365.
• Invia gli orari delle riunioni proposte e fai votare i destinatari su di essi.
• Consenti agli ospiti di indicare le date in cui possono organizzare l'incontro, insieme alle date che possono fare se non ci sono altre opzioni disponibili.

Se ti iscrivi per un abbonamento a Doodle Premium , ci sono quattro diversi piani di pagamento: Starter, Pro, Team ed Enterprise. Tramite le opzioni Doodle Pro, Team ed Enterprise, puoi anche personalizzare la tua app Doodle aggiungendo il logo della tua azienda o i colori del marchio.

Doodle è la migliore app di pianificazione là fuori se vuoi organizzare una riunione. È anche un'opzione relativamente economica per gli imprenditori che desiderano portare le capacità comunicative del proprio team a un livello superiore.

Integrazione: 5
Facilità d'uso: 5
Caratteristic
he: 5

5. Calendly (gratuito, abbonamento disponibile)

Calendly è un'altra grande opzione quando si tratta di scarabocchiare alternative di sondaggio. Come Doodle, ha opzioni di abbonamento gratuite e premium disponibili.

Quando imposti un programma, Calendly ti chiederà le tue preferenze di fascia oraria. Quindi calcolerà la tua disponibilità da lì. Tramite la posta elettronica, il destinatario può scegliere un momento per incontrarsi con te. Una volta deciso, verrà aggiunto al tuo calendario.

Calendly può anche:

• Integrazione con Google Calendar, Office 365 o iCloud Calendar.
• Impostare buffer tra le riunioni, per tenere conto degli straordinari.
• Scopri automaticamente la disponibilità di tutti per fuso orario.
• Pianifica incontri one-to-one.
• Tieni traccia delle tariffe di mancata presentazione per ogni riunione.

Mentre Calendly può essere utilizzato per riunioni one-to-one, il suo vero potere deriva dalla sua capacità di organizzare e monitorare eventi su larga scala.

Integrazione: 3
Facilità d'uso: 3
Caratteristiche: 5

6. YouCanBook.me (abbonamento)

Infine, desideriamo consigliare l'app YouCanBook.me per l'utilità di pianificazione delle riunioni. È un servizio in abbonamento a pagamento che consente ai professionisti aziendali di prenotare riunioni con i clienti.

Poiché YouCanBook.me è orientato verso le relazioni business-to-client, non è lo strumento migliore per le riunioni interne. Tuttavia, come le altre opzioni in questo elenco, YouCanBook.me offre una grande flessibilità in termini di funzionalità.

Puoi:

• Rileva automaticamente i fusi orari durante la pianificazione di una riunione.
• Personalizza i promemoria per la tua riunione.
• Visualizza la disponibilità dei membri del team per la riunione.
• Imposta i prezzi per le tue prenotazioni, se offri un servizio di consulenza a pagamento.
• Accetta pagamenti per prenotazioni tramite l'integrazione di Stripe.

Mentre YouCanBook.me è prevalentemente un servizio basato su abbonamento, puoi esplorare la versione di prova gratuita prima di registrarti.

YouCanBook.me è un buon strumento per aziende e appaltatori indipendenti che offrono servizi a pagamento ai clienti.

Integrazione: 3
Facilità d'uso: 3
Caratteristiche: 5

Utilizzare un programma di pianificazione riunioni, senza problemi

Pianificare una riunione con più persone non è mai stato un compito facile. Con l'aiuto di queste app, tuttavia, sarai in grado di sfruttarlo al meglio.

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