Trasforma Gmail in un potente strumento di collaborazione con queste app

Quando è il momento di collaborare con il tuo team, ci sono molte applicazioni estese che possono aiutarti. Tuttavia, oggigiorno molti di noi vivono ancora nelle nostre caselle di posta. Quindi, quando vuoi collaborare alle e-mail ricevute, a quelle che stai componendo, o addirittura tenere una conversazione veloce, tutto ciò può essere fatto direttamente dal tuo account Gmail.

Fortunatamente, ci sono strumenti e suggerimenti formidabili che possono aiutarti. Diamo un'occhiata ad alcuni dei migliori per la tua casella di posta collaborativa di Gmail.

Strumenti di collaborazione e-mail che possono aiutare

1. Hiver

Con l'estensione Hiver Gmail, puoi gestire la tua attività direttamente dal tuo account Gmail utilizzando etichette, assegnando attività, delegando messaggi e monitorando lo stato di tutto.

Utilizzando le etichette condivise, tu e il tuo team potete essere avvisati rapidamente delle nuove attività. I contatti condivisi facilitano la messaggistica, i promemoria e-mail e la ripetizione della guida per i follow-up, le note consentono conversazioni e i modelli riutilizzabili possono dare alla tua azienda un aspetto uniforme.

Inoltre, Hiver offre una funzione di rilevamento delle collisioni in modo che se un'altra persona della tua organizzazione sta rispondendo a un messaggio condiviso, lo saprai subito.

Hiver offre una versione di prova gratuita in modo da poter verificare le funzionalità. I prezzi del piano variano per Hiver al mese dopo la prova, in base al numero di utenti, e-mail, modelli e altri elementi.

2. Missivo

Missive è un meraviglioso strumento di collaborazione basato sul Web in quanto incorpora le chat filettate direttamente nella posta in arrivo. L'applicazione ha anche opzioni per posticipare o archiviare le chat, la possibilità di comporre e-mail con i compagni di squadra e ti offre una robusta applicazione di posta elettronica.

Dopo aver registrato un account gratuito con Missive, puoi creare un gruppo semplicemente inserendo il nome della tua azienda. Invita le persone a unirsi, connetti un account Gmail corrente per importare le tue e-mail e sei sulla buona strada.

Collaborare è estremamente semplice. Puoi menzionare un altro membro del team per attirare la loro attenzione su un determinato messaggio. Quindi, puoi avere una conversazione sull'e-mail con un tipo di interfaccia di testo familiare. Puoi anche chattare privatamente con i membri del tuo team, se necessario, modificare i messaggi e allegare file e foto.

Per un'applicazione di posta elettronica completa con funzionalità eccezionali, una facile collaborazione e un'interfaccia semplice, Missive è un'ottima scelta. Puoi anche dare un'occhiata ai piani a pagamento di Missive per i membri e le funzionalità del team aggiuntivi.

3. Todoist

Todoist è facilmente una delle app di gestione delle attività più popolari e con la collaborazione di Gmail è ancora più potente. Puoi convertire rapidamente i messaggi in attività, collaborare a progetti condivisi e consultare gli elenchi di cose da fare dalla posta in arrivo.

L'applicazione fornisce utili notifiche, un sistema di etichette adattato al flusso di lavoro, commenti con capacità di collegamento, funzione di esportazione per iCalendar, sincronizzazione dei dispositivi in ​​tempo reale e livelli di priorità con codice colore. Tutte queste pratiche funzioni rendono la collaborazione direttamente dalla posta in arrivo di Gmail semplice come una torta.

Una caratteristica straordinaria di Todoist è la sua accessibilità. Puoi usarlo sul Web, sui tuoi dispositivi mobili e come estensione del browser. L'applicazione è disponibile gratuitamente con opzioni di piano versione premium e business per Todoist su base annuale.

4. Conservazione

Se tu e il tuo team siete utenti di Google Chrome, un'applicazione e un'estensione di Chrome denominate Keeping è una per verificare la collaborazione di Gmail. Questa applicazione è destinata alle aziende che forniscono supporto via e-mail e contiene un sistema di biglietteria interno.

Keeping fornisce una casella di posta elettronica di help desk generale con etichette aperte e non assegnate, assegnate all'utente e chiuse ordinabili nella parte superiore dell'account Gmail. Puoi modificare lo stato di un messaggio da aperto a chiuso, assegnare e-mail agli utenti che hai impostato e utilizzare i filtri per vedere quanti utenti sono stati assegnati.

L'applicazione consente di visualizzare note interne per messaggio che l'intero team può visualizzare, il che non è solo conveniente, ma necessario per la collaborazione con il supporto e-mail.

Keeping offre una prova gratuita in modo che tu possa provarlo. Successivamente, ci sono piani di disponibilità disponibili con prezzi che dipendono dal numero di utenti e cassette postali condivise necessarie. Come accennato, Keeping è disponibile solo per Google Chrome.

5. Google Gruppi

La creazione di un gruppo Google può aiutare te e il tuo team a trovare idee, argomenti ed e-mail da una casella di posta collaborativa.

Devi semplicemente creare un nuovo gruppo, regolare le impostazioni di autorizzazione di base e invitare il tuo team. Puoi assegnare e risolvere argomenti, gestire tag utili e utilizzare i filtri per rimanere aggiornato. Pubblicare messaggi e risposte è facile, contrassegnare le conversazioni come complete viene fatto con un clic e anche visualizzare attività e ottenere un collegamento allo stream è molto semplice.

Se ti piace mantenere le cose semplici per la tua azienda o avere solo un numero limitato di membri del team, Google Gruppi è uno strumento collaborativo da considerare.

Più strumenti che puoi connettere

1. Trello

Trello offre i propri modi per utilizzare il loro utile strumento di gestione dei progetti per la collaborazione. Ma se sei un utente di Google Chrome, c'è un'utile estensione chiamata Gmail-to-Trello che ti consente di aggiungere carte alle schede. Una volta installato e aperto un'e-mail in Gmail, vedrai un pulsante Aggiungi carta in alto. Seleziona il pulsante e quindi aggiungi i dettagli nella finestra pop-up. Fai clic sul pulsante verde + Trello e sei pronto.

Per ulteriori informazioni sull'uso di Trello con Gmail , consulta la nostra guida utile.

2. Dropbox

Con Dropbox, gli utenti di Google Chrome hanno accesso a un'estensione chiamata Dropbox per Gmail . Questo utile strumento Dropbox mostrerà il pulsante Dropbox nella parte inferiore della finestra di composizione e-mail. Basta fare clic su quel pulsante, sfogliare o cercare un file o una foto nella finestra a comparsa, quindi selezionare Scegli . Questo invierà un link a quell'elemento al destinatario senza che tu debba navigare dalla tua casella di posta.

3. Google Drive

Per qualsiasi browser che utilizzi per accedere a Gmail, Google Drive è un'opzione automatica. Come con l'estensione Dropbox per Google Chrome, dovresti vedere un pulsante per Google Drive nella parte inferiore della finestra di posta elettronica di composizione. L'uso di Google Drive ti consente di inviare un collegamento all'elemento o di allegarlo direttamente al messaggio, offrendoti flessibilità dalla tua casella di posta.

Suggerimenti e trucchi utili

Per collaborare con il tuo team utilizzando Gmail non è sempre necessario utilizzare applicazioni o estensioni di terze parti. Sebbene tutti questi strumenti siano opzioni utili e meravigliose, se hai una squadra molto piccola ci sono alcuni semplici consigli e trucchi che puoi usare già esistenti in Gmail.

Assegna elementi con etichette . Gmail ti offre utili etichette per organizzare la posta in arrivo e le cartelle, ma questi utili strumenti possono anche essere utilizzati per assegnare compiti e attirare l'attenzione su determinati messaggi.

Ad esempio, è possibile impostare etichette con codice colore per ciascun membro del team. In questo modo, sia tu che il tuo team potete individuare le e-mail che richiedono attenzione a colpo d'occhio.

Approfitta dei filtri . Gmail offre potenti filtri che sono abbastanza utili e flessibili. Ad esempio, puoi avere tutte le e-mail di Sue con un'etichetta specifica applicata e inoltrata a Phil. Come altro esempio, puoi fare in modo che tutte le e-mail con la parola Progetto nella riga dell'oggetto ricevano una stella e siano contrassegnate come importanti.

Usa la funzione di chat . Gmail ha Google Hangouts integrato, il che significa che non è necessario scaricare un'altra applicazione di messaggistica se l'intero team utilizza Gmail.

Puoi chattare via SMS o avviare facilmente una video o una telefonata con un individuo o un gruppo. Particolarmente utile per i team remoti, questa funzione ti consente di collaborare tutto il giorno senza uscire da Gmail.

Assicurati di provare questi modi creativi aggiuntivi per ottenere il massimo da Google Hangouts .

Suggerimenti aggiuntivi :

• Mantieni le linee dell'oggetto chiare e usa parole chiave e coerenza per assegnare le cose da fare.
• Mantieni aggiornato il tuo team copiandolo su messaggi importanti.
• Mantieni tutti aggiornati sulle parole chiave da utilizzare e sulla struttura delle linee tematiche.

La tua casella di posta collaborativa di Gmail

La collaborazione è la chiave per molte aziende di successo. Quindi l'utilizzo di semplici applicazioni come Gmail con strumenti di collaborazione e-mail come questi può aiutare la tua azienda a lungo termine.

Per di più, dai un'occhiata alla nostra guida per utenti esperti di Gmail .

Leggi l'articolo completo: trasforma Gmail in un potente strumento di collaborazione con queste app