Utilizza il trucco “Crea una copia” quando condividi documenti Google Drive

È facile fare una copia di qualsiasi documento all'interno del tuo account Google Drive. E se desideri che i tuoi collaboratori facciano automaticamente una copia di un documento Google quando ricevono un link di condivisione?

Prova questi suggerimenti che utilizzano una piccola modifica all'URL condiviso.

L'utilità di questo accurato hack di Google Drive non è abbastanza chiara dal titolo, ma provalo una volta e vedrai il vantaggio immediato quando collaborerai con altri su Google Drive.

Questo metodo è utile quando si desidera preservare il documento originale offrendo agli altri lo spazio per modificare una copia del documento nella propria cartella di Drive.

Li salverà un viaggio nel comando File> Crea una copia e condividerà una copia di un documento Google nel solito modo. Ecco come funziona.

Condividi una copia di un documento Google automaticamente

Un caso tipico è un documento Google che deve essere compilato individualmente da ciascun rispondente. I collaboratori possono inserire i dettagli nella propria copia del documento senza corrompere l'originale.

Non dovrai chiedere loro di fare una copia. Basta seguire questi passaggi e la copia verrà effettuata automaticamente per loro.

Questo hack funziona su Google Documenti, Fogli Google e Presentazioni Google.

1. Apri il documento di Google Drive che desideri condividere.
2. Fai clic sul pulsante blu Condividi in alto a destra nel documento.
3. Nella finestra di dialogo Condividi con persone e gruppi , fai clic in un punto qualsiasi della casella Ottieni link come indicato dal prompt.
4. Prendi il link del documento con un clic su Copia link . È possibile inviare questo collegamento a chiunque tramite e-mail o qualsiasi altro supporto e quindi visualizzare, commentare o modificare il documento. Puoi impostare l'accesso scegliendo tra Viewer , Commenter o Editor con un clic sulla piccola freccia in basso a destra.
5. Copia e incolla il link condiviso in un'email. Ora, elimina tutto dopo la barra rovesciata nel link e inserisci "copia". Modifica questa piccola parte dell'intero link solo parte. Se apporti altre modifiche, verrà visualizzato come una pagina di errore per il tuo destinatario.
   
   Ecco come appare ora il nuovo link:
6. Invia l'e-mail e il tuo lavoro è finito. Quando il destinatario fa clic sul collegamento, li porta alla schermata di Google Drive che li richiede di fare una copia del documento.

Quando fanno clic su Crea una copia , una copia locale del documento viene salvata sul loro Google Drive. Inoltre, la copia viene ricevuta senza commenti se presenti nell'originale. Se vuoi inviare un file con i commenti, leggi il prossimo suggerimento qui sotto.

Altri trucchi per gli URL di Google che puoi utilizzare per condividere un documento Google

Ci sono alcune altre varianti che puoi forzare sui link condivisi a seconda di ciò che vuoi che il tuo collaboratore faccia con esso. Esaminiamo queste quattro modifiche URL.

1. Condividi una copia di Google Documenti che include commenti

A volte desideri che i tuoi commenti vengano riportati sulla copia in modo che i membri del tuo team possano utilizzarlo per lavorare sulla loro versione. Puoi farlo in due modi:

• Sostituisci /edit con /copy?copyComments=true nell'URL del file.
• Sostituisci /edit con includeResolvedCommentsOnCopy=false per evitare di copiare i commenti risolti.

2. Condividi una copia di Google Documenti come anteprima

La modalità Anteprima è diversa dall'opzione Visualizza perché visualizza il documento in un'interfaccia ordinata senza barre dei menu e pulsanti. Ad esempio, puoi condividere un foglio o una presentazione di diapositive con chiunque al di fuori del tuo team collaboratore.

Utilizza la modalità Anteprima sostituendo /edit l'URL del file di Google Drive con /preview .

Si noti che un collegamento Anteprima rimuove i menu. Pertanto, i destinatari non potranno utilizzare l'opzione File> Crea una copia per aggiungere una copia al proprio Google Drive.

Per aggirare quella limitazione, i destinatari possono accedere alla barra degli indirizzi nel browser e sostituire /preview nuovamente l' /preview con /edit nuovamente per creare una copia per la propria unità.

3. Condividi un documento Google come modello

Puoi condividere un documento Google come modello. Il destinatario riceve una copia senza ingombro del documento meno i menu di Google Drive. Possono anche fare una copia del documento per il loro disco con un clic sul pulsante blu Usa Templat e.

Sostituisci /edit con /template/preview

Questo metodo combina l'opzione Anteprima con l'opzione "Crea una copia".

4. Condividi una copia di Google Documenti come link per il download diretto

Un collegamento per il download diretto funziona come indicato. Il membro del team deve solo fare clic sul collegamento e il file verrà scaricato sul desktop.

Sostituisci /edit con /export?format=FORMAT

Aggiungi il formato file (come PDF o CSV) in cui il documento deve essere salvato e il tuo link per il download è pronto. L'opzione PDF o CSV è ideale perché è un formato universale e il destinatario non ha bisogno di un account Google per aprire e visualizzare il file.

Inoltre, il destinatario riceve un file pronto per la stampa che può inviare immediatamente alla stampante. Funziona con Google Documenti e Fogli Google, ma non con le Presentazioni Google.

Tieni d'occhio le impostazioni di condivisione di Google Drive

Google Drive si basa sulla collaborazione. Ma è sempre una buona idea tenere traccia di chi condividi i tuoi file . È facile perdere la traccia quando si lavora in una grande squadra.

Gli esempi sopra mostrano che è facile modificare gli URL condivisi e accedere ai file se le autorizzazioni di condivisione non sono impostate tenendo conto della sicurezza. Dedica un po 'di tempo alla gestione dei tuoi file condivisi in Google Drive e non dovrai preoccuparti che i file finiscano nelle mani sbagliate.

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