Come automatizzare facilmente le tue attività: 5 strumenti utili
Trascorri ore a svolgere le attività quotidiane sul posto di lavoro. Pensi che sia la parte del tuo lavoro. Ma cosa accadrebbe se potesse essere fatto da solo e potessi investire il tuo tempo essenziale nel pensiero creativo o nella risoluzione di altri grandi problemi? Non sarebbe fantastico?
La soluzione definitiva a questo problema è l’automazione delle attività. Scopriamo quali attività quotidiane puoi automatizzare, il suo processo e quali strumenti possono aiutarti.
Quali tipi di attività dovrebbero essere automatizzate
Dovresti automatizzare tutte le attività di routine che svolgi su base giornaliera che consumano una notevole quantità di tempo ma non aggiungono necessariamente nulla di prezioso al tuo lavoro.
Ecco alcuni esempi di attività che è possibile automatizzare. Annota quelli inclusi nell’elenco delle attività.
1. Pianificazione degli appuntamenti
Uno dei più grandi perdite di tempo che non forniscono alcun valore è la pianificazione degli appuntamenti. Quindi smettila di parlare avanti e indietro con i tuoi clienti per trovare il momento migliore che funzioni per entrambi. Invece, apri alcuni slot sul tuo calendario e condividi l’elenco con loro.
In questo modo, puoi cancellare tutte le attività di pianificazione dalla tua lista di cose da fare e ottenere comunque gli appuntamenti in tempo. Gli strumenti di automazione possono aiutarti con l’integrazione di app e calendari di pianificazione.
2. Compiti noiosi
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Molte attività non richiedono alcun pensiero di ordine superiore. Come l’ordinamento e la risposta alle e-mail, il backup dei dati, la fatturazione, il servizio clienti e l’impegno, l’aggiornamento delle informazioni di contatto, ecc.
Quindi, invece di aggiungerli alla tua lista di cose da fare ogni giorno, considera di automatizzarli. E guarda quanto tempo metti a disposizione per te stesso.
3. Trasferimento di informazioni tra diverse app
Nessun posto di lavoro è esente da questo compito. Hai sempre bisogno di dati e quindi devi trasferire quei dati da un’applicazione all’altra. Ma sii intelligente, non perdere tempo a copiare e incollare o importare ed esportare tonnellate di dati che ti arrivano regolarmente in modi diversi. Automatizza questa azione.
4. Attività che consumano il tuo tempo essenziale
Oltre all’impostazione dei programmi, all’invio di e-mail e fatture, al trasferimento di dati e altro, c’è un’altra attività che sembra davvero importante: la pubblicazione sui social media. Devi sicuramente promuovere il tuo marchio e interagire con il tuo pubblico e, quindi, rimanere attivo su queste piattaforme.
Ma potrebbe costarti tempo quando finisci nel ciclo infinitamente ripetuto di mi piace, commenti e condivisione. Quindi, automatizza questo compito estremamente dispendioso in termini di tempo.
5 passaggi per l’automazione delle attività
L’elenco di automatizzare le tue attività può essere infinito. E a volte può anche dipendere dal tipo di lavoro che fai, quindi non possiamo coprirli tutti qui.
Tuttavia, vogliamo rendere l’intera idea più facile da seguire. Quindi, ecco il processo per l’automazione delle attività.
Passaggio 1: annota le attività quotidiane
Quando fai un elenco delle attività che dovresti automatizzare, inizia da:
- Annota le attività che svolgi quotidianamente.
- Elenca il tempo che dedichi a ciascuna attività.
- Aggiungi la frequenza di quante volte devi eseguire tali attività: oraria, giornaliera, settimanale, mensile, annuale, ecc.
Una volta fatto. Controlla in quale delle seguenti categorie rientrano. Sono le attività che sono:
- Eseguito regolarmente o su un programma?
- Noioso e può essere fatto senza alcun pensiero di ordine superiore?
- Trasferimento di informazioni all’interno delle applicazioni?
- Stai consumando il tempo essenziale che potresti investire in progetti di valore?
Dopo averli elencati tutti, prendi quelli che ritieni dovrebbero essere automatizzati d’ora in poi.
Fase 2: ricerca
Il passaggio successivo include la ricerca degli strumenti giusti che puoi utilizzare per automatizzare le tue attività. Basa la tua ricerca sulle tue attuali esigenze e budget. Ad esempio, se sei un imprenditore indipendente, non hai bisogno di uno strumento di automazione creato per le aziende. Quindi, scegli di conseguenza.
Passaggio 3: scopri il nuovo flusso di lavoro
Dopo aver scelto quale strumento utilizzerai per automatizzare le tue attività, trova un nuovo sistema di flusso di lavoro che funzioni per te e descrivi come si muoveranno le cose d’ora in poi. Assicurati che tutti i membri del team siano a conoscenza delle nuove modifiche in modo che tutto funzioni senza problemi.
Ad esempio, puoi descrivere al tuo team come pianificare le riunioni d’ora in poi:
1. Crea il tuo profilo su Calendly e vai alla home page.
2. Pianifica la nuova riunione facendo clic su Crea .
3. Seleziona la durata della riunione dal menu a sinistra.
4. Seleziona la disponibilità di tempo aggiungendo diverse fasce orarie.
5. Pubblica la tua riunione facendo clic sul pulsante Avanti .
6. Copia il collegamento alla riunione da questa pagina.
7. Aggiungi il link alla tua email al client.
Una volta che tutti i membri del team si sono sentiti a proprio agio con il processo, possono cancellare la pianificazione di riunioni regolari dalla loro lista di cose da fare quotidiane per ciascun cliente. Possono semplicemente condividere lo stesso collegamento a riunione/evento con tutti loro. In base a quante slot sono state prese, si può optare per quelle gratuite.
Passaggio 4: eseguire il piano
Una volta fatto tutto, implementa il tuo nuovo piano in modo efficace. È probabile che tu abbia una serie di attività da automatizzare e il tuo piano potrebbe essere diventato un po’ più complesso di quanto pensassi. In tal caso, chiedi aiuto al tuo reparto IT per creare ed eseguire il tuo nuovo piano con lo strumento di automazione che hai selezionato.
Passaggio 5: valutare e testare
Dopo aver automatizzato le attività necessarie, testare l’uniformità del nuovo piano del flusso di lavoro. Scoprire:
- L’efficacia dei compiti svolti.
- Il suo impatto sulla produttività dei dipendenti o dei membri del team .
- Tutti si sentono a proprio agio nell’usare i nuovi strumenti?
- Il tempo risparmiato ha qualche effetto sull’incremento del tuo reddito? (Questo è per imprenditori, liberi professionisti e appaltatori.)
5 strumenti per automatizzare le tue attività
Ecco alcuni ottimi strumenti di automazione con i loro brevi dettagli per farti risparmiare tempo di ricerca dopo aver elencato le attività da automatizzare.
1. Zapier
È una popolare soluzione software di automazione che consente di integrare diversi software. Puoi trasferire i dati da uno strumento all’altro combinando le tue app di tutti i giorni come Gmail, Dropbox, Slack, Google Calendar, Mailchimp, ecc.
Con questo strumento puoi automatizzare migliaia di attività come twittare tutti i post del tuo blog, salvare allegati da Gmail a Google Drive, eseguire il backup di tutti i tuoi file G-drive su Dropbox e altro ancora.
2. IFTTT
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Questo strumento è come Zapier quando si tratta di automazione. Ti aiuta a trasferire dati tra diverse applicazioni ed eseguire altre attività. Ma la versione gratuita di IFTTT è migliore di quella di Zapier.
Mentre quest’ultimo software impiega almeno 10-15 minuti per far accadere le cose, IFTTT interviene immediatamente una volta posizionato il grilletto.
Ma lo svantaggio di questo strumento è che è utile solo per le imprese individuali. Non hanno versioni per team o più dipendenti. E se questo è il tuo requisito, vai con Zapier. Puoi usarlo per impostare azioni tra più software in base alla versione a pagamento che stai utilizzando.
3. Buffer
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È un ottimo strumento quando si tratta di automatizzare e gestire i tuoi post sui social media. Forniscono eccellenti opzioni di pianificazione e vengono consigliati dalle migliori marche.
4. LeadFormly
Se vuoi gestire migliaia di lead che ti arrivano senza reclutare un team di vendita completo, prendi in considerazione LeadFormly. Ti aiuta ad automatizzare il tuo processo di vendita, aumentare il tasso di conversione, segmentare i tuoi lead provenienti direttamente dalla pagina web.
In questo modo, puoi concentrarti solo sulla chiusura delle trattative invece di perdere tempo nei primi processi di lead.
5. Calendalmente
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Questo è un altro semplice strumento di automazione per le piccole imprese. Ti aiuta a prenotare appuntamenti, organizzare riunioni e telefonate, ecc.
Per farlo funzionare, tutto ciò che devi fare è impostare le tue preferenze di disponibilità in Calendly e aggiungere il link nell’e-mail di invito alla riunione. I tuoi clienti possono quindi scegliere il tempo che si adatta alle loro esigenze da quell’elenco. Infine, l’orario scelto verrà automaticamente programmato nel tuo calendario e riceverai una notifica di conseguenza.
Automatizza ora le tue attività di routine
Smetti di passare ore in compiti essenziali ma monotoni.
Prenditi del tempo per automatizzare tutte queste attività, sfoglia le categorie che hai appena letto, cerca gli strumenti che possono aiutarti e risparmia più ore al giorno.
