Come fare un rendiconto finanziario in Microsoft Excel
Non è necessario utilizzare un’app particolare o addirittura assumere un contabile per creare documenti finanziari. Tutto ciò di cui hai bisogno è Microsoft Excel e un po’ di know-how.
La maggior parte dei rendiconti finanziari è composta dal rendiconto finanziario, dal conto economico e dallo stato patrimoniale. Ma per ora concentriamoci sul primo documento.
Quindi, ecco una guida su come creare il tuo rendiconto finanziario in Excel.
Che cos’è un rendiconto finanziario?
Un rendiconto finanziario è un documento finanziario che mostra il movimento di liquidità e mezzi equivalenti nella tua attività. Potresti vedere da dove provengono tutti i soldi della tua attività e dove li spendi.
Questo documento può dirti come stai gestendo le tue operazioni. Hai abbastanza soldi per gestire la tua attività? Puoi pagare i tuoi impegni futuri?
Puoi dire con precisione il denaro che hai a disposizione per un dato periodo con questo.
1. Scegli un periodo da coprire
I rendiconti finanziari sono generalmente suddivisi in periodi mensili. In questo modo, puoi vedere quanto hai guadagnato e speso.
La maggior parte delle aziende inizia l’anno fiscale alla data di fondazione. Ma puoi scegliere di iniziare in altri mesi (come gennaio) se è più conveniente per te.
2. Prepara i tuoi dati
Prima di creare il tuo rendiconto finanziario, dovresti avere i tuoi dati a portata di mano. Ciò consente di ottenere risultati accurati. Quindi, se hai un diario, tienilo a portata di mano.
Se non hai un diario, un buon punto di partenza è un elenco di tutte le tue spese e entrate. Se annoti la data, il beneficiario, il pagatore, i dettagli e l’importo di ogni movimento di cassa, puoi fare un rendiconto finanziario.
3. Ordina i tuoi dati
Quando hai tutte le tue transazioni, è il momento di suddividerle in tre categorie: Operazioni, Investimenti e Finanziamenti.
Le operazioni riguardano il denaro realizzato e speso per le attività quotidiane. Questi includono denaro ricavato dalla vendita di prodotti e servizi. Anche il denaro pagato per spese generali, stipendi e inventario rientra in questa categoria.
L’investimento copre le spese su beni a lungo termine come proprietà e attrezzature. Viene qui considerato anche il denaro ricavato dalla vendita di questi beni.
Il finanziamento proviene da investitori (compresi i proprietari) e da prestiti. In questa sezione, discutiamo anche di dividendi e rimborsi di prestiti.
4. Crea il tuo file Excel
Per iniziare a creare il tuo rendiconto finanziario, apri Excel e crea un nuovo file.
Nella riga in alto, annota il rendiconto finanziario di [Nome azienda] . Ciò consente di identificare facilmente il file all’apertura.
Lascia una riga vuota per la formattazione, quindi scrivi Inizio periodo e Fine periodo nelle due righe successive. Fai questo per sapere quale periodo stai coprendo esattamente.
Di nuovo, lascia una riga vuota, quindi scrivi Inizio cassa e Fine cassa . Queste righe mostreranno riflettere ciò che hai all’inizio e alla fine del periodo.
5. Determina le tue sottocategorie
Le tre categorie principali generalmente rimangono le stesse tra le aziende. Tuttavia, le sottocategorie variano notevolmente. Dipenderebbero dal tipo di attività e dalle operazioni.
Per aiutarti a iniziare, ecco alcuni esempi eccellenti per categoria.
1. Operazioni
- Sotto flusso di cassa Cash
- I saldi
- Sotto Deflusso di cassa
- Inventario
- Stipendi
- Spese operative: includono le spese generali come noleggio, telecomunicazioni, elettricità.
- Interessi: questo è l’importo degli interessi che paghi sui prestiti che hai fatto.
- Le tasse
2. Investimenti
- Sotto flusso di cassa Cash
- Beni venduti
- Prestiti Rimborsati: si tratta di pagamenti di prestiti che hai concesso a persone o istituzioni.
- Sotto Deflusso di cassa
- Beni acquistati
- Prestiti Emessi: sono le somme che hai prestato a persone o enti.
3. Finanziamento
- Sotto flusso di cassa Cash
- Prestiti: sono i soldi che ricevi dagli istituti di credito.
- Emissione di azioni: si tratta di investimenti effettuati dai proprietari e da altre terze parti.
- Sotto Deflusso di cassa
- Rimborso del prestito: questo è l’importo che spendi per rimborsare il capitale sui tuoi prestiti.
- Dividendi: questo è il denaro speso quando si condividono i profitti con investitori e proprietari (incluso te stesso).
Queste sono le sottocategorie comunemente usate, ma sentiti libero di aggiungerne altre come meglio credi. Solo un promemoria: ogni categoria deve riguardare l’effettivo denaro speso e ricevuto.
Aggiungi una riga vuota alla fine di ogni elenco di categorie, quindi scrivi Net Cash Flow – [Category] . Questo è il subtotale che mostra quanti soldi hai guadagnato (o speso) per ogni sezione.
Infine, dopo aver elencato tutte le categorie, sottocategorie e subtotali, in basso scrivi Net Cash Flow . Questo mostra l’afflusso totale (o il deflusso) di denaro che hai avuto per il periodo.
Non dimenticare di aggiungere una riga vuota tra le categorie (dopo il totale parziale) e un rientro per ogni sottocategoria. Puoi trovare il pulsante Rientro nella sezione Allineamento della barra multifunzione Home . Ciò consente una formattazione più pulita e semplifica la visualizzazione e l’analisi.
Inoltre, ridimensiona la prima colonna per evitare che il suo contenuto si riversi nelle colonne successive. Fare doppio clic sulla linea tra le colonne A e B per farlo automaticamente.
6. Prepara le tue formule
Le formule del rendiconto finanziario sono piuttosto semplici. Tutto ciò di cui hai bisogno è usare il comando sum per sommare ogni categoria.
- Innanzitutto, seleziona la cella Flusso di cassa netto – [Categoria] sotto il periodo e il totale parziale della categoria corrispondenti.
- Quindi, digita =sum( e scegli tutte le celle per ogni sezione. Non dimenticare di tenere premuto il tasto Maiusc in modo da poter selezionare più celle.
- Una volta terminato, premi il tasto Invio e dovresti vedere il subtotale per quella categoria.
4. Per ottenere il flusso di cassa netto, ripetere la procedura sopra.
5. Digitare =sum( , quindi scegliere ogni subtotale corrispondente.
6. Questa volta, tieni premuto il tasto ctrl per selezionare più celle che non sono una accanto all’altra.
7. Una volta fatto, premi di nuovo il tasto Invio e avrai il tuo flusso di cassa totale per il periodo scelto.
Per ottenere il tuo finale in contanti:
- Vai alla cella corrispondente e digita =sum(
- Tenendo premuto il tasto ctrl , fare clic sulle celle con il flusso di cassa netto e i valori di inizio cassa per il periodo corrispondente.
- Premi il tasto Invio e otterrai l’importo che dovresti avere alla fine del periodo prescelto.
7. Impostazione di più mesi
Se vuoi confrontare il tuo flusso di cassa su più mesi, devi prima impostare questa formula. In Inizio cassa per il mese successivo, scrivi ” = ” quindi fai clic sulla cella corrispondente per Fine cassa dell’ultimo mese. Questo copia automaticamente l’Ending Cash per il mese precedente nell’Inizio Cash del mese successivo.
Per quanto riguarda il resto delle formule, tutto ciò di cui hai bisogno è copiarle per il resto dei mesi che vuoi coprire.
- Tieni premuto il tasto Maiusc per selezionare tutte le celle da Fine cassa fino a Flusso di cassa netto.
- Una volta fatto, digita ctrl + c per copiarli.
- Quindi, fai clic sulla cella corrispondente per Fine cassa per il mese successivo e digita ctrl + v .
- Excel regolerà automaticamente queste formule per riflettere la colonna corrispondente corretta.
Nota : assicurati che non ci siano altri valori nelle celle selezionate tranne le formule.
8. Formattazione di righe e numeri
Formatta le voci, in modo che i numeri negativi appaiano in rosso. Questo ti consente di analizzare la tua dichiarazione molto più facilmente.
- Per farlo, seleziona tutte le voci numeriche, quindi fai clic sul menu a discesa nella sezione Numero .
- Puoi trovarli nella barra multifunzione Home .
3. Fare clic su Altri formati numerici… Si aprirà una nuova finestra denominata Formato celle .
4. Nella scheda Numero , vai al menu Categoria , quindi scegli Valuta .
5. Scegli il simbolo corretto nel menu a discesa.
6. Quindi, sotto i Numeri negativi: sottofinestra, seleziona -$ 1234.10 con un’opzione di colore del carattere rosso .
Questo dovrebbe farti vedere le tue spese in rosso, rendendo più facile differenziare l’afflusso dal deflusso.
Puoi anche selezionare ogni categoria e riga del totale parziale e riempirle con colori diversi. Ciò renderà più facile distinguere tra le sezioni a colpo d’occhio.
9. Inserisci i tuoi valori
Dopo aver preparato tutto, non resta che inserire i valori effettivi. Non dimenticare di aggiungere un segno negativo sulle spese! Una volta fatto, ora hai un rendiconto finanziario completo.
È possibile accedere e salvare una copia di questo rendiconto finanziario qui .
Pianifica la tua prossima mossa
Ora che hai completato il tuo rendiconto finanziario, hai una visione migliore della liquidità della tua azienda. Può aiutarti a pianificare le tue prossime mosse, permettendoti di prendere decisioni sagge.
Con un rendiconto finanziario, hai il primo documento di cui hai bisogno per vedere le tue prestazioni aziendali complessive. Abbinalo a un conto economico e un bilancio, quindi saprai esattamente dove ti trovi.
