Come utilizzare la formattazione condizionale in Fogli Google

La formattazione condizionale è quando formatti automaticamente lo stile delle celle nel foglio di calcolo in base ai dati in ciascuna cella. Fogli Google ti consente di utilizzare la formattazione condizionale per applicare diversi tipi di carattere, colori di riempimento e altri stili, rendendo i tuoi fogli di lavoro immediatamente più facili da leggere.

Tutto quello che devi fare per utilizzare la formattazione condizionale è creare alcune regole da seguire per il tuo foglio di calcolo. Di seguito, ti mostreremo come creare quelle regole di formattazione condizionale con Fogli Google.

Quando utilizzare la formattazione condizionale

Puoi utilizzare la formattazione condizionale praticamente per qualsiasi motivo per cui tipicamente potresti formattare un foglio di calcolo. Il vantaggio principale è quello di risparmiare tempo e garantire la coerenza, ma la formattazione condizionale ti incoraggia anche a pensare in anticipo alla configurazione e allo stile del tuo foglio di calcolo.

È possibile utilizzare la formattazione condizionale per differenziare i tipi di dati in un set, ad esempio raggruppando i dipendenti in base al loro reparto. Oppure potresti anche usarlo per attirare l’attenzione su valori problematici, come un profitto negativo. A volte, può anche essere utile minimizzare i record obsoleti, come le attività con una data nel passato.

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Come creare una formattazione condizionale in Fogli Google

Forse il modo migliore per dimostrare la formattazione condizionale è con un semplice esempio. Inizia con un nuovo foglio di lavoro e segui i passaggi seguenti:

  1. Immettere alcuni valori di esempio in poche righe.
    Un foglio di calcolo di esempio che mostra una colonna di 7 valori compresi tra 1 e 3
  2. Evidenzia l’intervallo di celle che desideri rendere idoneo per la formattazione condizionale.
  3. Dal menu Formato , scegli formattazione condizionale .
    Un foglio Google che mostra il menu Formato con l'elemento di formattazione condizionale selezionato
  4. Modificare l’elenco a discesa Formato celle se … in È uguale a .
  5. Immettere uno dei valori di esempio nella casella Valore o formula .
  6. Scegli la formattazione che desideri aggiungere, ad esempio un colore di riempimento.
    Formattazione condizionale di Fogli Google con un colore di riempimento
  7. Fai clic su Aggiungi un’altra regola .
  8. Sostituisci il valore precedente con uno diverso dal foglio di lavoro e seleziona un formato o un colore diverso per questo valore.
  9. Ripetere i due passaggi precedenti per più valori, utilizzando ogni volta una formattazione diversa.
  10. Al termine, fai clic sul pulsante Fine per visualizzare un elenco delle regole che hai creato.
    Esempio di formattazione condizionale di Fogli Google che mostra 3 regole che evidenziano più righe in colori diversi

Tipi di condizioni supportati da Fogli Google

Fogli Google supporta un’ampia gamma di condizioni su cui puoi basare la tua formattazione. Questi sono costruiti attorno a tre tipi di dati principali: testo, date e numeri.

Testo

La condizione più semplice per il testo, vuoto , dipende dal fatto che la cella contenga un valore.

Per verificare la presenza di una parte di testo specifica, utilizzare contiene . Questa condizione può verificare la presenza di una parte di testo fissa o può anche utilizzare la corrispondenza del modello per cui ciascuna ? sta per qualsiasi carattere e * sta per zero o più di qualsiasi carattere.

Infine, per corrispondenze di testo più strutturate, inizia con , finisce con o restringe esattamente le possibili corrispondenze.

Date

Le date sono semplici, sebbene supportino alcuni utili valori predefiniti oltre a quelli definiti dall’utente. Utilizza la formattazione condizionale per cercare le date precedenti , successive o uguali a una selezione di date relative (ad es. Domani, nell’anno passato). Puoi anche confrontarli con una data specifica a tua scelta.

Numeri

Infine, puoi utilizzare la formattazione condizionale per cercare numeri uguali a, maggiori di, minori di o tra un intervallo di altri numeri.

Formule di formattazione condizionale personalizzate

Le formule personalizzate rendono la formattazione condizionale più potente poiché possono evidenziare interi intervalli e persino fare riferimento a celle al di fuori dell’intervallo da formattare. Per dimostrare la formattazione condizionale personalizzata, prendiamo un altro esempio molto semplice.

Questa volta, crea una tabella in Fogli Google con due colonne. Abbiamo scelto di registrare i livelli delle scorte per diversi frutti.

Per evidenziare tutte le righe nei dati con più di quattro articoli in magazzino:

  1. Seleziona l’intervallo di dati ( A2: B5 ).
  2. Apri la finestra Regole di formattazione condizionale .
  3. Scegli la formula personalizzata è come condizione.
  4. Come valore , inserisci = $ B2> 4 .

Presta particolare attenzione ai dettagli della formula che abbiamo utilizzato.

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Come con una formula normale in una cella, deve iniziare con un segno di uguale (=). Il dollaro ($) prima della colonna (B) lo rende un riferimento assoluto, quindi il confronto si riferisce sempre ai dati di quella specifica colonna. La riga (2) è relativa alla prima riga dell’intervallo di dati, quindi per ogni riga, il confronto avviene con il valore dello stock nella stessa riga.

Tipi di formattazione supportati in Fogli Google

Puoi scegliere da un set limitato di stili preimpostati in Fogli Google facendo clic sul testo predefinito , appena sotto Stile di formattazione .

Oltre a ciò, le opzioni di formattazione sono piuttosto limitate, ma dovrebbero essere sufficienti per la maggior parte degli scopi pratici.

Innanzitutto, puoi configurare qualsiasi combinazione degli stili di carattere standard: grassetto, corsivo, sottolineato e barrato. Quest’ultimo, in particolare, può essere utile per indicare dati non validi o obsoleti.

L’altro tipo di stile che puoi applicare riguarda i colori: sia il testo (primo piano) che il riempimento (sfondo). Sono disponibili i selettori di colori standard, compresi i colori personalizzati per offrire una scelta essenzialmente di qualsiasi colore desiderato.

Formattazione condizionale con una scala di colori

Un metodo conveniente per visualizzare i valori numerici è la scala dei colori. Questo assegna i colori da una tavolozza in base al valore relativo di ciascuna cella. I colori vengono applicati allo sfondo, altrimenti noto come colore di riempimento .

Questa tecnica viene spesso utilizzata in grafici e mappe dove, ad esempio, un colore più scuro può indicare un valore inferiore.

L’implementazione di Fogli Google è limitata, ma molto facile da usare. Seleziona un intervallo di numeri, come prima, ma questa volta cambia la scheda nella parte superiore della finestra Regole di formato condizionale da Colore singolo a Scala colori .

In Regole formato puoi definire la natura della tua scala di colori. Facendo clic sul pulsante Anteprima viene visualizzato un set limitato di tavolozze predefinite tra cui scegliere. È possibile personalizzare la scala selezionando diversi valori o percentuali per rappresentare il punto di colore minimo, il punto di colore massimo e il punto medio. I selettori di colore accanto a ciascun punto consentono un maggiore controllo sulla tavolozza dei colori.

Altri aspetti da considerare

Se utilizzi ampiamente questa funzione in un foglio di calcolo, può essere facile perdere traccia delle regole di formattazione condizionale che hai messo in atto. Il pannello laterale non dà modo di visualizzare tutte le regole in gioco; mostra semplicemente quali regole sono impostate per le celle attualmente selezionate.

Per visualizzare tutte le regole, seleziona tutte le celle utilizzando la scorciatoia da tastiera ( Ctrl / Cmd + A ) o facendo clic sul rettangolo vuoto nell’angolo in alto a sinistra prima della riga 1 e della colonna A.

Nota che se copi e incolli una cella contenente la formattazione condizionale, stai copiando anche quella formattazione condizionale per quella cella.

Infine, se crei più regole contraddittorie per una cella o un intervallo, si applica solo la prima regola. Puoi modificare l’ordine trascinando una regola utilizzando l’icona dei punti verticali sul lato sinistro.

Risparmia tempo e assicurati la coerenza con la formattazione condizionale

La formattazione condizionale è il tipo di funzionalità di Fogli Google che può far risparmiare molto tempo, anche se potresti facilmente andare senza mai sapere che esiste. Anche al livello più semplice, ti consente di presentare i dati del foglio di calcolo con un significato aggiunto, senza ulteriori sforzi in corso.